オフィス移転で不要な什器はどうする？処分や移設を決める際のポイント

オフィス移転では、デスクや椅子、収納棚などの什器を新しい職場へ運ぶか、処分するか判断する必要があります。すべてを移設すると、新しいレイアウトに合わなかったり、運搬費が増えたりする場合もあります。移転を機に必要な什器を整理すれば、新しい職場も整えやすくなります。本記事では、什器の移設や処分を決めるポイントを紹介します。

オフィス移転では什器の必要性を見直す

現在使用している什器を、そのまま新しいオフィスへ運ぶ必要があるとは限りません。移転先の広さや働き方が変われば、必要な種類や数も変化します。まずは手元にある什器を把握し、今後も使うものと手放すものを整理しましょう。

現在使用している什器を洗い出す

最初に、デスクや椅子、収納棚、ロッカー、ミーティングテーブルなど、現在使用している什器を確認します。部署ごとに種類や数を整理すると、新しいオフィスでも必要なものを判断しやすくなるでしょう。長期間使っていない収納棚や物置のような状態になっているデスクが見つかる場合もあります。

ただし、現在の使用頻度だけで不要と判断するのは避けたいところです。移転後の業務でも必要になる可能性がないか確認しましょう。什器の一覧を作り、使用状況や状態を整理しておけば、移設や処分の計画も立てやすくなります。

移転先のレイアウトと照らし合わせる

まだ使用できる什器でも、新しいオフィスの広さや間取りに合わなければ移設が難しくなります。移転先のレイアウトを考えたうえで、配置できるサイズや必要な数を確認しましょう。たとえば、固定席からフリーアドレスへ変更する場合、社員数と同じ数の個人用デスクが必要とは限りません。収納方法を変えるなら、キャビネットやロッカーの数を見直せる可能性もあります。

現在のオフィスをそのまま再現しようとせず、新しい働き方に必要な環境を考えるのがポイントです。動線も確認し、業務を妨げない配置を検討しましょう。

什器の状態や使用年数も確認する

移設するか迷った場合は、什器の状態も判断材料になります。椅子の座面が傷んでいる、デスクがぐらつく、収納棚の扉が開きにくいなど、不具合がないか確認しましょう。古い什器を運んでも、移転後すぐに買い替えが必要になれば、運搬にかけた費用や手間が無駄になる可能性があります。

一方、状態がよく、新しいレイアウトにも合うものなら引き続き使用できるでしょう。見た目だけではなく、安全性や使いやすさも含めて判断するのが大切です。必要に応じて修理して使う方法も検討し、買い替えとの費用差を確認しましょう。

不要になった什器の処分方法を考える

移転先へもっていかない什器が決まったら、どのように手放すか検討します。まだ使えるものまで一律に廃棄するのではなく、買取や再利用が可能か確認する方法もあります。什器の状態や数、移転までの期間を考えながら、自社に合う方法を選びましょう。

買取やリユースが可能か確認する

状態のよいデスクや椅子などは、オフィス家具を扱う買取業者へ相談できる場合があります。需要のある製品であれば買い取ってもらえる可能性があり、廃棄する什器の量を減らす方法にもなるでしょう。また、社内の別拠点で使用するなど、移転先以外で再利用できないか確認する方法もあります。

まだ十分に使える什器を手放す場合は、廃棄だけを前提にせず、活用方法がないか検討してみましょう。ただし、すべての什器が買い取りの対象になるわけではありません。状態やメーカー、数量などによって対応が異なるため、早めに査定を依頼すると予定を立てやすくなります。

廃棄する場合は適切な方法を確認する

オフィスで使用した什器を廃棄する際は、家庭の粗大ごみと同じ方法で処分できるとは限りません。素材などによって扱いが異なるため、自治体のルールや処理を依頼する業者の対応範囲を確認しましょう。大型のデスクや収納棚が多数ある場合、自社だけで運び出すのは大きな負担になります。

専門業者へ依頼すれば、搬出から処分までまとめて相談できる場合があります。処分費だけを見るのではなく、搬出作業や運搬に必要な人員まで含めて検討するとよいでしょう。依頼する際は、適切な方法で処理できる業者か確認する姿勢も大切です。

移転スケジュールに合わせて手配する

不要な什器の処分を移転直前まで残しておくと、搬出作業が集中して予定通りに進まない可能性があります。買取業者への査定や廃棄業者への依頼には時間が必要な場合もあるため、余裕をもって準備しましょう。とくに大量の什器を処分する場合は、搬出日や作業時間についてビル側との調整が必要になるケースもあります。

旧オフィスの退去期限から逆算し、いつまでに仕分けを終え、いつ搬出するのか決めておくと安心です。新しい什器の搬入予定も合わせて整理すれば、移転当日の作業が重なりにくくなります。

移設する什器も事前に確認しておく

残すと決めた什器についても、そのまま運べばよいとは限りません。サイズや搬入経路、新しいレイアウトとの相性などを確認する必要があります。移転後に「置けなかった」と困らないよう、搬出前に必要な情報を整理しておきましょう。

搬入経路と什器のサイズを確認する

大型のデスクや収納棚などを移設する場合は、新しいオフィスまで問題なく運べるか確認します。エレベーターや廊下、出入口の幅によっては、そのままの状態で搬入できない可能性もあるでしょう。分解できる什器なら、搬出時に分解して移転先で組み立てる方法もあります。サイズだけでなく重量にも注意し、床への負担や安全に設置できる場所を確認しましょう。また、ビルによっては搬入に使用できるエレベーターや時間帯が決められている場合があります。管理会社などへ事前に確認し、移転業者と情報を共有しておくと安心です。

新しいレイアウトに合うか確認する

移設できる什器でも、新しいオフィスの雰囲気や使い方に合わない場合があります。たとえば、人数や部署の配置が変われば、以前と同じデスク配置では動線が悪くなる可能性もあるでしょう。会議室を小さくする場合は、現在のミーティングテーブルが大きすぎるかもしれません。

什器を残すかどうかは「まだ使える」という理由だけで決めず、新しい環境で使いやすいかを考える必要があります。レイアウト図に既存什器のサイズを反映し、配置した状態を事前に確認しておくと、必要な買い替えも判断しやすくなります。

移設と買い替えにかかる負担を比べる

什器を再利用すれば購入費を抑えられますが、移設にも費用がかかります。大型家具は搬出や運搬、組み立てなどに作業が必要となり、状態によっては修理費も発生するでしょう。古い什器の場合は、移設費をかけて使い続けるより、新しい家具へ入れ替えたほうが適しているケースもあります。反対に、状態がよくレイアウトにも合う什器なら、無理に買い替える必要はありません。

購入価格だけで比較せず、運搬や処分、設置などを含めて考えるのがポイントです。移転後の使いやすさも踏まえ、長期的な視点から判断しましょう。

まとめ

オフィス移転では、現在の什器をすべて新しい職場へ運ぶのではなく、必要性や状態を確認して整理するのが大切です。まずは什器の種類や数を洗い出し、移転先の広さやレイアウト、働き方に合うか確認しましょう。不要な什器は廃棄だけでなく、買取や社内での再利用も検討できます。処分する場合は、自治体や専門業者へ適切な方法を確認し、移転直前に作業が集中しないよう早めに手配しましょう。移設する什器についても、搬入経路やサイズ、運搬費などの確認が必要です。現在使えるかだけで判断せず、移転後も使いやすいかを考えながら、移設と買い替えを選ぶとよいでしょう。