事務所移転の流れを解説！スムーズな移転を実現するための準備とは

事務所の移転は、単に荷物を運ぶだけではありません。新しい物件探しからレイアウト設計、各種手続き、引っ越し作業まで、多くの工程を計画的に進める必要があります。そこで本記事では、事務所移転のスケジュールや必要な準備、移転専門業者へ依頼するメリットについて解説していきます。

事務所移転を進める全体の計画と大まかな流れ

事務所の移転をスムーズに成功させるためには、最初に全体の計画と流れをしっかりと頭に入れておく必要があります。一般的に、移転の準備には約6か月の期間がかかるといわれています。まずは全体像を掴んで、いつまでになにを終わらせるべきかを確認しましょう。

移転の6か月前までにやるべきこと

最初に行うのは、今の事務所の解約予告です。これを見落とすと無駄な賃料を払うことになるので、契約書を必ず確認してください。同時に、なぜ移転するのかという目的を明確にし、大まかな予算を決めておきます。さらに社内で移転プロジェクトチームを作り、役割分担を済ませておくと後の作業がラクになります。

移転の5か月前から3か月前までにやるべきこと

目的や予算が決まったら、いよいよ新しい物件探しを始めます。立地や広さ、設備などを考慮して複数の物件を比較しましょう。理想の物件が見つかったら、入居の申し込みと契約を進めます。物件が決まったあとは、新しいオフィスのレイアウトやデザインのデザイン会社を選び、具体的な内装プランの打ち合わせを開始します。この時期に引っ越し業者への見積もり依頼も進めておくと安心です。

移転の2か月前から直前までにやるべきこと

移転が近づいてきたら、具体的な内装工事やインフラの準備に入ります。電気やガス、水道だけでなく、電話回線やインターネットなどの通信環境の契約手続きを忘れずに行ってください。また、現在使っている家具の処分方法や新しく購入するオフィス家具の手配もこの時期に進めます。関係各社への移転の案内状の作成や社内での荷造りの準備も少しずつ進めていきましょう。

新しいオフィスに入居するまでに完了させるべき作業

新しいオフィスでの業務を予定どおりに開始するためには、入居当日までにすべての工事や手続きを終わらせておく必要があります。直前になって慌てないように、スケジュールに余裕をもって以下の作業を進めていかなければなりません。

新しいオフィスのレイアウトと内装工事

新しいオフィスをどのような配置にするか決まったら、実際の工事に入ります。壁の設置や床の張り替えといった内装工事だけでなく、照明やコンセントの数を増やす電気工事、空調の調整なども含まれます。工事には一定の期間がかかるため、入居日にしっかり間に合うよう施工業者と綿密にスケジュールを調整してください。社員が働きやすい動線を意識したレイアウトにすることが大切です。

インフラ環境の構築と通信回線の手続き

仕事をするうえで欠かせないのが、インターネットや電話などのITインフラです。通信回線の開通工事は、申し込んでから実際に工事が行われるまで1か月以上かかるケースも珍しくありません。手続きが遅れると、新しい事務所に引っ越したのにパソコンも電話も使えないという最悪の事態になりかねません。物件が決まったら、すぐに通信業者へ連絡して工事日の予約を確保しましょう。

現在の事務所の原状回復工事の手配

新しいオフィスの準備だけでなく、今使っている事務所を返すための準備も必要です。賃貸契約にもとづき、入居前の綺麗な状態に戻す原状回復工事を行わなければなりません。この工事は退去日までに完了させておく必要があるため、新しいオフィスへの引っ越しが終わった直後にすぐ工事が始められるよう、あらかじめ工事業者を手配して日程を決めておきます。

事務所の移転を専門の業者に依頼するべき理由とメリット

事務所の移転には膨大なタスクがあり、社内のリソースだけですべてをこなすのは非常に困難です。そのため、オフィス移転のノウハウをもった専門の業者に依頼するのが一般的となっています。プロの力を借りることで、トラブルを防ぎながら効率的に移転を進められます。以下では、移転専門業者に任せる具体的なメリットを紹介します。

通常業務への影響を最小限に抑えられる

移転専門の業者に依頼すれば、物件探しからレイアウト設計、各種工事の手配、実際の引っ越し作業までを窓口ひとつで一括してサポートしてもらえます。これを自社の総務担当者だけでやろうとすると、膨大な時間と労力が奪われ、本業が完全にストップしてしまいます。プロに窓口を一本化することで、社内の負担を大幅に減らし、普段どおりの業務を続けながら移転を進めることが可能です。

プロのノウハウで最適なオフィス環境を作れる

専門業者は、これまでに数多くのオフィスを手がけてきた実績と知識をもっています。ただ荷物を運ぶだけでなく、社員のモチベーションが上がるデザインや業務の効率が高まるレイアウトの提案もしてくれます。

配線の処理や防災上のルールなども考慮して設計してくれるため、安全で快適な新しいオフィスが完成するでしょう。移転後の運用まで見据えたアドバイスがもらえるのも大きな強みです。

まとめ

事務所の移転は、解約予告から新オフィスの内装工事、インフラの手続きなど、6か月前から計画的に進めるべき作業がたくさんあります。やることが多岐にわたり、自社の社員だけで進めると大きな負担になるため、より慎重な対応が求められます。そこで、トータルでサポートしてくれるオフィス移転の専門業者に依頼するのがおすすめです。プロの知恵と力を借りることで、通常業務を止めることなく、理想的な新しい事務所への引っ越しをスムーズに実現させられます。