オフィス移転・デザインを依頼するのにおすすめの業者をご紹介！都内の業者を徹底比較し、よりすぐりの5社をランキングにしました。

各企業の顔とも言えるオフィスですが、新しいオフィスへの移転を考えているとき、いろいろな業務が発生します。オフィス家電の運搬や不要品の選別、処分、不動産物件の選定、引越し作業などやらなければいけない作業が山積みです。

通常業務も行っていく必要があるため、いかに効率良く、迅速に、そしてできる限りコスト削減をしながらオフィス移転をしていけるのかはとても重要となります。そこで今回は、都内でおすすめのオフィス移転・デザイン業者をランキング形式で紹介していきたいと思います。

また、ランキングは、数あるオフィス移転・デザイン業者の中から、特におすすめのできるオフィス移転・デザイン業者を厳選し、その上、WEBアンケート調査を実施した上で順位を決定したものとなっています。

オフィス移転を決めたあと、まずは何をすれば良いのか、またどれくらいの期間が必要なのでしょうか。オフィス移転をスムーズに行うためにも一般的なスケジュールを知っておくことが成功の鍵となることでしょう。

ここでは、期間ごとにわけて、やるべきことをまとめました。

オフィス移転に必要な期間の目安

まず、オフィス移転にはどれくらいの期間が必要になるのかについてですが、一般的には約6カ月を見込んで計画を立てていくことが多いとされています。企業の大小にもよりますが、オフィスを退去する日から計算して、最低でも6カ月前からオフィス移転の目的を明らかにし、移転先スの条件をいくつか挙げていくなど、オフィス移転のための計画を組んでいくことをおすすめします。

しかしあくまでも一般的な期間の目安となるため、余裕を持ったスケジュール組みを行うことで、スムーズなオフィス移転に繋げていくことができるでしょう。

6ヶ月前にすること

では、オフィス移転の6カ月前にはどのような作業が必要となるのでしょうか。6カ月前に行うこととしては主に現オフィスのオーナーや管理会社に解約の意思表示を示すことと原状回復をどの程度まで行うのかの打ち合わせは必須項目となります。

オフィスの解約には6カ月前までに解約通知を出すことが多く、6カ月を過ぎてしまうと解約が成立しない場合もあります。そのため、解約通知のタイミングには注意しておきましょう。

また原状回復の条件を確認し、一般的な原状回復はオフィスの契約期間内に行わなくてはならないため、早めに計画を立てることが大切です。そしてこの2点が完了したあと、移転先の条件をもとに移転先の物件調査などを行っていきます。

ある程度、譲れない条件を絞り、不動産会社に伝えることで移転先の物件が見つかりやすくなることでしょう。

4～5ヶ月前にすること

次に4～5カ月前にすることをお伝えします。4～5カ月前には、原状回復工事の業者選びと移転先の新オフィス物件探し、決定、新オフィスのレイアウト選定、移転作業スケジュールの決定などを行います。

原状回復工事業者は、見積もりを行った上で依頼を行っていきましょう。移転先の物件選定は、メリットやデメリットも理解した上で最低条件なども明確にし、判断するとスムーズです。

物件の契約には、何年契約なのか、最初の数カ月に家賃が無料となる期間があるのかどうか、共益費や敷金など細部まで理解し、把握しておくと良いでしょう。またレイアウトは、現在のオフィスでの改善点を反映させ、効率良く仕事ができる空間作りが大切なので、プロに依頼することをおすすめします。

2～3ヶ月前にすること

次は2～3か月前に行うことについてですが、廃棄すべきオフィス家電や機器などの選別、新しく必要となるもの、また引越しの際に運ぶ家電や機器を把握しておくことが大切です。荷物の量で引越しコストが変わってくるため、どれを残し、どれを廃棄するのかなどの見極めと、コスト削減できて有能な引越し業者選びも重要となってきます。

2カ月前には、電話回線やコピー機など電気機器や原状回復工事の発注など各種工事の手配も行います。また移転の挨拶状の作成もこの時期に行うと良いでしょう。

1ヶ月前にすること

オフィス移転1か月前には、本格的な移転作業に入ります。新オフィスの内装工事や新しいオフィス家具、機器の搬入、電気やLAN設備の工事などを行います。

特にインターネット関連の工事は1か月かかることもあるため、新オフィスに移転後、スムーズな作業ができるようにするためにも早めに対応しておきましょう。また取引先への連絡や、移転に提出すべき書類なども多くあるため、チェックリストなどを作り、提出漏れがないようにしておくことが大切です。

今回は準備期間ごとにやるべきことを紹介しました。一般的な期間は6カ月ですが、意外とあっという間に過ぎていくため、余裕を持ったスケジュールを組んでいくことが大切でしょう。

オフィス移転には現オフィスの原状回復工事や新オフィスの内装工事、引越し費用などさまざまあります。それでは実際、どれくらいの費用がかかるのでしょうか。

ここではオフィス移転にかかる費用について紹介していきます。

原状回復にかかる費用

現在のオフィスから撤退するときには、借りたときの状態に戻す原状回復工事が必要になります。相場としては、坪単価3万円から5万円程度が一般的ですが、ビルの大小によっても異なり、大型ビルやタワービルなどでは5万から8万円程かかることもあります。

原状回復は契約で決められていることが多く、オフィスのオーナーや管理会社が提携する業者に依頼しなければならない場合が多いです。しかし業者によっては、本来の費用よりも高く見積もられる場合もあるため、見積もり料金に不明点があったときにはしっかりと追求していきましょう。

新オフィスにかかる費用

新オフィスにかかる費用としては主に賃貸契約費用と内装工事やオフィスデザイン費用があります。まず賃貸契約費用ですが、一般的には敷金、礼金、保証委託料、前家賃、火災保険料、仲介手数料などが挙げられます。

敷金は、50坪以下では家賃の3か月から半年分、50坪以上は家賃の半年から1年分が多く、礼金に関しては契約内容によってはかからないこともあり、大手のビルオーナーではなく個人オーナーの場合には家賃の1、2カ月分を支払うこともあります。保証委託料については、保証会社に入る必要がある場合に支払う費用となりますが、一般的には初回費用として家賃と共益費の1か月分を支払うことが多いです。

前家賃については、契約がスタートする初月の家賃分の支払いとなり、日割りとなることや入居後の1ヶ月から3ヶ月程度の家賃を無料とする契約のフリーレントがつく場合もあります。火災保険料については義務付けされており、2年契約で2万から3万円が相場となっています。

仲介手数料は、不動産会社によって異なりますが家賃の1か月分が多く、中には無料の場合もあります。

次に内装工事やオフィスデザイン費用についてですが、内装工事にはオフィスのレイアウトやデザインのプランニング費用として坪単価1万から3万円程、内装や電気設備、空調設備などの工事費用が坪単価20万から35万円程、ITや通信ネットワーク設備費用などの配線工事には坪単価5万から15万円程、オフィス家具の購入費用などで5万から30万円程など、新オフィスの規模やこだわりによっても費用が異なります。

またオフィスの改良を行うときには 200万から400万円程度が相場となり、現状から大きく変更するほど費用は高くなります。依頼する施工会社やデザイン会社などによっても費用は異なるため、見積もりを行ってから決めていきましょう。

引っ越しにかかる費用

引っ越しにかかる費用については、１人あたり2万から3万円が相場と言われています。荷物の量や依頼する時期によっても費用の差があり、繁忙期の2月下旬から4月上旬は値段が1.5倍程になる場合もあるため、可能であればこの時期をずらして依頼すると費用の節約になることでしょう。

不用品にかかる費用

デスクや椅子などオフィス家電の処分などには、処分費用がかかります。相場としては 4トン車の1台分で10万円程度です。

業者にもよりますが、買取や新しい家電との交換、下取りが可能なこともあり、費用を抑えられることもあります。買取の場合は、量が多いほど良いので、不用品の量も考慮することが大切でしょう。

その他

その他の諸費用として、移転挨拶状や印刷物関連の費用、提出書類の費用、IT機器の購入費用、最新システムの導入費用などが挙げられます。移転に伴い、住所変更が発生するため移転挨拶状や名刺、封筒などの印刷代、社員証やセキュリティカードなどの再発行費用として、一人あたり1万から2万円が相場となります。

また法務局や税務署など各機関に提出する書類があり、オフィスの大小や人数に関係なく、20万から30万円程が相場です。IT機器の購入や最新システムの導入費用は必要となるものによって費用が異なりますが、セキュリティカードなどは1枚3,000円程が相場です。

今回はオフィス移転の費用について紹介しましたが、工事費用だけではなく、不用品の処分費用や提出書類などさまざまな面で費用が必要になります。依頼する業者によっても費用は異なるため、会社の予算とすり合わせながら計画的に進めていきましょう。

オフィス移転のときには、各機関への提出すべき書類や利用先へのさまざまな手続きが必要となります。オフィス移転を行うときに忘れずに行っておくべき手続きや各機関への届け出について、詳しく紹介していきたいと思います。

移転時にする手続き

オフィス移転の手続きとしては、オフィスの解約とネットや電話回線の移転手続き、銀行口座やクレジットカードなどの登録情報変更、取引先への連絡があります。まずオフィスの解約についてですが、オフィスのオーナーもしくは管理会社に解約通知を提出します。

契約内容によって解約通知を出す時期が異なるので、事前に確認しておくと良いでしょう。そしてネットや電話回線の移転手続きについては、現在契約している会社に移転することを伝え、移転手続きもしくは解約手続きを行います。

現在のオフィスでの利用期間、また新オフィスではいつから利用をスタートするのかなども伝えられるようにしておきましょう。現在使用している回線の設定をきちんと確認した上で、各社に問い合わせをしながら移転手続きを進めていくことが大切です。

銀行口座やクレジットカードなどの登録情報変更については、法人銀行口座変更の場合、印鑑や通帳、印鑑証明書が必要となり、登録には移転後の登記事項証明書や社印も必要になるため、書類を事前に用意しておくと良いでしょう。クレジットカードの登録情報変更や保険関係については、一定の時間が必要になるため、早めに連絡するとスムーズに進めていくことが出来ます。

取引先への連絡については、連絡すべき企業をピックアップして一覧にし、連絡漏れのないようにします。連絡方法はハガキやメールなどで行い、丁寧な文面で失礼のないような内容にして連絡していきましょう。

各機関への届出

オフィス移転には、年金事務所、労働基準監督署、法務局、税務署、都道府県税事務所、ハローワークへの届出が必要になります。健康保険や厚生年金保険の変更手続きを行う年金事務所へは、現オフィスと新オフィスが管轄内なのか管轄外なのかによって提出する書類が別になり、管轄内であれば「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）」、管轄外であれば「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）」を提出します。

また登記簿謄本のコピーなど移転後の住所が確認できる書類も用意が必要となり、提出先は移転前の管轄年金事務所へ、移転後5日以内に提出します。手続きは窓口もしくは郵送やネットから申請することができます。

労働保険関連の変更手続きを行う労働基準監督署へは、「労働保険名称・所在地等変更届」を、新オフィスを管轄する労働基準監督署へ提出します。手続きは窓口またはネットから可能で、移転してから10日以内までに提出となります。

法務局へは住所変更の届出として、本店または支店の移転登記申請を行います。本店移転の場合は、移転後2週間以内に「本店移転登記申請書」を、支店移転の場合は、移転後3週間以内に「支店移転登記申請書」を提出します。

移転前後で管轄が変更になる場合は両方の法務局への書類提出が必要となり、登録免許税が管轄内では3万円、管轄外では6万円かかります。税務署へは2つの書類を提出します。

移転後に早めに提出する「異動届出書」と、移転後1か月以内に提出する「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」があり、納税地が移転前後で違う場合には両方の税務署に提出する必要があります。手続きは窓口や郵便、ネットから可能です。

都道府県税事務所へは移転後に住所変更書類として「事業開始等申告書」を、移転前、移転後の両方の税事務所へ提出します。税事務所により提出期限や書類の提出方法が異なるため、事前に確認しておきましょう。

ハローワークへは、「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要となり、労働基準監督署に届出をしたときの書類の控えも必要のため、労働基準監督署への届出を先に行っておく必要があります。新オフィスを管轄するハローワークへの提出となり、移転してから10日以内までに行います。書類は窓口またはネットから提出可能です。

今回は、オフィス移転に必要な手続きについて紹介しましたが、多くの手続きや提出書類がありました。一定の時間が必要になることや書類の提出期限などがあるため、チェックリストなどを作成して早めに行っていきましょう。

疑問点などは公式ホームページや電話などで問い合わせしながら進めてみても良いかもしれませんね。

オフィス移転には、自分だけではなかなか行うことが厳しく、時間も労力もかかるため、プロに依頼することで総合的な費用が抑えられることや、効率良く進めていくことができます。では実際、オフィス移転を行う際に、どの業者に依頼すれば良いのでしょうか。

ここでは、オフィス移転の業者選びで重要な点を紹介していきます。

業者の実績と経験

オフィス移転の業者選びで確認しておくべき点として、実績と経験が挙げられます。まずはオフィス移転を専門に行っている業者を選びます。

その上で多くの実績があるのかどうか、さらにどんな企業の移転業務を行ってきたのかをチェックします。

例えば知名度の高い一等地への移転経験がある場合には、予算に余裕のある企業が移転業務を依頼した可能性が高く、このような企業は質の高い業者を選んでいると考えられるため、一つの信頼の目安となります。また自社オフィスと同レベルの移転業務を行った経験があるとより良いでしょう。

なぜなら業者によって強みとしているオフィス移転の規模や業種が異なるため、より自社オフィスと近い移転業務経験があると、よりスムーズに進めていくことができるためです。

アフターフォローやサポートなどの内容

オフィス移転後には、予想外のトラブルや課題点が見つかる可能性があるため、アフターフォローやサポートなどの内容も重要なポイントです。

例えば、開梱後の段ボール回収があるのか否か、内装工事の欠陥への対処法、不具合への対応、改善策への要望を聞き入れてくれるのかなど、オフィス移転が完了したら終わりではなく、その後のサポートをしっかりしてくれる会社なのかどうかは、業者を選ぶ上で大切になるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

業者のサービス内容

業者によってサービス内容が異なり、オフィス移転に関わるすべてをサポートするところもあれば、運搬作業のみのところもあります。例えば不用品買取を行っていたり、リユース販売をしていたりなどオフィス家具を揃えやすいサービスを提供しているところもあります。

また大きな費用を使ってオフィス移転をするということは、現状のオフィスの問題点や改善点を克服したいという目的があるからこそだと思います。そのため、自社の要望や方針と合致しているサービス内容になっているのかを確認する必要があります。

見積もりの安さや対応スピードも大切ですが、自社が抱える問題点を克服できるオフィス移転の提案が行われていることや、要望に合ったサービスになっているのかどうかをしっかりと確認していきましょう。

搬出・搬入計画立案力の高さ

オフィス移転では、一般の引越しとは異なり、多くの大きな荷物を運送するため、搬出と搬入の計画を詳細に立てていく必要があり、運送計画の立案力によって作業効率も変わってきます。そこで見極めポイントとなるのが、運送計画がマニュアル化されているかどうかです。

マニュアル化されている業者であれば、移転時に必要となるものが明確になっており、最適な搬出、搬入計画を立ててくれる可能性が高いと考えられます。また予想外の出来事への対応の記載があると尚良いでしょう。

オフィスのレイアウトデザイン力の高さ

オフィス移転で重要となるのはオフィスのレイアウトです。仕事の効率アップが期待できることやオープンな空間にすることなど、こちらの希望や各部署の社員数などを伝えたとき、それらを汲んだレイアウトデザインを行ってくれる業者であるのかも重要になります。

レイアウトデザイン力が高い業者であれば、それなりのスキルや経験のある業者であることも分かります。またオフィスのレイアウトデザインを外注することも可能ですが、レイアウトデザインプランや内装工事など一括で行ってくれる業者を選ぶと時間も労力も削減できるでしょう。

今回はオフィス移転業者を選ぶ重要な点について紹介しましたが、実績や経験、アフターフォローや計画力、レイアウトデザイン力の高さなど見極めポイントが多くありました。業者によって強みやサービス内容は異なるため、自社の要望により近い業者を見つけることが大切でしょう。

都内でおすすめのオフィス移転業者をランキング形式で紹介しているので、ぜひそちらも参考にしてみて下さい。

今回は、オフィス移転を行うにあたって必要となる期間や費用、提出すべき書類や手続き、オフィス移転業者の選び方などを紹介してきました。やるべきことが多くあり、オフィス移転には想像以上の時間と労力、費用などがかかることが分かりました。

だからこそオフィス移転の際には、プロへ依頼し、なるべくオフィス移転に関わる業務を一括で行ってくれる業者を選ぶのが得策かもしれませんね。余裕を持ったスケジュール組みを行い、上記で紹介したポイントを参考にしていただければ幸いです。