オフィスの移転をする場合、移転先のビルの選定や業者選びはもちろん、家具の購入、レイアウトの検討、工事や施工の工程管理、そして引っ越しなど数多くの手続きが必要となります。そんな、オフィス移転業務をスムーズに進めるために、どのタイミングでどの業務を行う必要があるのか時系列順で事前に把握をしておくのがおすすめです。
この記事では、そんなオフィス移転を行う際のチェックリストを時系列順にまとめています。ぜひ参考にしてみてください。
8から7か月前までのチェックリスト
ここでは、8から7か月前までのチェックリストを紹介します。
1.移転の目的や方針の設定
移転の目的や方針をはっきりさせ、プロジェクトチームを結成します。現在の課題を洗い出し、移転により改善したい点を整理します。
移転までの時間が短い場合や、担当者が十分な時間・知見を持たないという場合は、必要に応じて外部パートナーの支援を検討するのもおすすめです。
2.現在のオフィスの問題点・移転後の改善点の洗い出し
プロジェクトチームが現在の問題点や改善点を洗い出し、移転を機に効果的な改善を行います。この移転のタイミングでしっかり改善することで、コストの削減をはじめ、働くモチベーションの向上につなげることも可能です。
また、目的やコンセプトを明確にすることで問題点が分かりやすくなるため、しっかり決めておくことが大切です。
3.現オフィスの解約について確認
現在のオフィスの解約条件や予告期間、原状回復の費用など、契約書で確認して整理します。賃貸物件は、契約期限までに解約予告をしないと解約できないため、しっかり確認しておくことが大切です。
もし、契約書に解約期限が記載されていない場合は、トラブルを避けるために、遅くても3ヶ月前までには解約予告を申入れるのがおすすめです。解約通知書を提出する際には、それだけではなく預託金（保証金や敷金）の返済時期や特約条項の有無も丁寧に確認しておきましょう。
4.移転スケジュールの策定
移転のスケジュールを立てます。オフィス移転は、8か月から長いと1年間もの期間が必要となることが多いです。
なので、移転先のオフィスの営業開始日から逆算して、必要な工程や準備を段階的に進める計画を立てることが大切です。
5.移転先の物件を探す
新しいオフィスに求めていることや要点を整理し、適切な物件を探します。立地やコスト、設備などを考慮して候補を絞り、現地を実際に確認してみてください。
特に、オフィス占有部分の設備、景色、方角や周辺の環境、共有部分はしっかり確認しておきましょう。
6.現地確認をする
移転先の候補になったオフィス物件の設備や周辺環境、共用部分の状況などを現地で確認します。施設の設備の状態や周辺の環境は、移転後の業務に影響してくるため慎重にチェックをするのがおすすめです。
7.業者の選定
移転に必要な業者を選定します。主な依頼先は下記の通りです。
・移転先の物件の仲介：不動産業者など
・オフィス環境の整備：オフィス家具、OA機器業者、リース業者など
・移転先のレイアウト、工事、施工：設計、内装、工事施工業者など
・現オフィスの荷物を移動する引っ越し作業：引っ越し業者など
・現オフィスを入居前の状態に戻す作業：原状回復業者など
上記の各工程を個別に別の業者へ依頼するのは、調整が複雑になったり、費用面でも割高になってしまうことがあります。なので、ワンストップで各工程に対応できる業者へ一括で依頼するのもおすすめです。
6から3か月前までのチェックリスト
ここでは、6から3か月前までのチェックリストをまとめていきます。
1.レイアウトを検討
移転先オフィスのレイアウトを決めていきます。社員の声や効率性、安全面を考慮して、レイアウトを決定します。業者の選定も重要で、細かな要望に応えてくれる業者を選びます。
オフィスの移転目的や実現したい働き方を考え、具体的なコンセプトを決定することも大切です。これは移転計画の大元となる軸です。
2.内装の検討
この段階で、オフィスの内装工事の検討も始めていきます。オフィス全体の印象や使い勝手を左右するので、慎重に検討しましょう。内装がオフィスコンセプトに合っているか、予算内に収まるかなどを確認します。
3.オフィス家具やインフラの手配
家具をはじめ通信インフラやOA機器などの手配もここで着手していきます。必要なものと不要なものを洗い出し、見積もりを取得しましょう。通信インフラは特に重要なので、事前の動作検証を行います。
4.不用品の処分
移転に伴って不用品を処分します。専門の業者に依頼するか、自治体に相談して処分方法を決定します。処分する物によって方法が異なるので、早めに連絡を取りましょう。
5.各業者との契約・打ち合わせ
移転に関わるすべての業者との打ち合わせを進めます。スケジュールや作業範囲など、認識の齟齬を回避するために入念に確認します。
2から1か月前までのチェックリスト
ここでは、2から1か月前までのチェックリストを紹介します。
1.取引先への連絡と挨拶
取引先や関係各所に、オフィス移転の連絡を行います。挨拶状の作成や印刷、送付を計画します。移転後の住所や連絡先の変更を通知することが重要です。
2.オフィス関連の情報更新
社内外に影響を及ぼすオフィス関連の情報を更新します。ホームページの住所変更やお知らせ文の準備、メールのテンプレート作成を行います。
3.社内周知や移転準備
社内のメンバーにオフィスの移転計画や準備状況を周知します。その際に、移転マニュアルの作成や配布、社内説明会の開催を計画することで、円滑に周知することができるため、活用してみるのがおすすめです。
4.社内の書類や名刺の変更
社内で使用されている書類や名刺の住所や連絡先を変更します。請求書、封筒、社判、名刺など、変更が必要な書類を洗い出します。
5.関係省庁への届出書類の準備
移転後に必要な書類を事前に準備します。関係省庁への届出書類や必要な手続きを進め、移転後の業務に支障が出ないようにします。
6.施主検査の実施
移転先のオフィスの最終確認をするために施主検査を実施します。工事の進捗や家具の配置などをしっかり確認し、移転前の準備を整えます。
当日から1か月以内までのチェックリスト
ここでは、当日から1か月以内までのチェックリストをまとめていきます。
1.内装調整
オフィス移転の1か月前には、内装工事の最終調整が必要です。内装が予定通りに整っているか確認し、微調整が必要な場合は業者に依頼しましょう。特に配線関係は注意が必要です。内装業者と配線業者のスケジュールが重ならないように再確認しましょう。
2.オフィス移転当日に作業確認や立ち合い
オフィスの移転当日には、新旧オフィス、両方での立ち合いが必要になります。荷物の搬出・搬入時にトラブルがないよう確認し、傷や破損がないかチェックしましょう。
3.原状回復工事の完了・引き渡し
移転作業後は、原状回復工事を開始します。撤去や修繕を行い、解約日までに引き渡しを完了させます。工事の進捗を定期的に確認し、問題がないか確認しましょう。
4.口座やクレジットカード情報の変更
オフィスの移転に伴い、銀行口座やクレジットカードの住所変更が必要です。早めに手続きを進め、必要書類を準備しましょう。
5.ホームページ、プレリリース、メールにお知らせ文の掲載
移転の1か月前には、ホームページや社外へのメール、プレリリースに移転のお知らせ文を掲載します。社員にも再度アナウンスし、移転を周知しましょう。
6.各機関への届け出
移転には各所への届け出が必要となります。法務局や税務署などに必要な届出書類を提出し、期日に漏れや遅れがないよう注意しましょう。
まとめ
ここまで、オフィス移転のチェックリストを時系列順に紹介しました。オフィスの移転業務は、移転先のビルの選定や業者選びはもちろん、家具の購入、レイアウトの検討、工事・施工の工程管理、引っ越しなど必要な業務が非常に多くあります。
なので、いつまでになにをやらないといけないのかを把握し、スケジュールを明確にすることが非常に大切です。また、そんなオフィス移転を円滑に成功させるには大切なパートナーとなるオフィス移転業者選びにも注意してみてください。
