東京でオフィス移転を検討しているのであれば、あなただけの新しいオフィスをつくってみませんか？オフィス移転業者に依頼すれば、オフィスのデザインだけではなく、新しい働き方の提案やオフィスの運用までサポートしてくれます。また、オフィス移転にはさまざまな手続きが必要となるため、オフィス移転に関することを徹底解説しましょう。
オフィス移転成功のために最初にやるべきこととは
オフィス・事務所の移転を成功するためには、準備段階がとても重要といわれています。ここ数年でオフィスの重要性が高まるなか、リニューアルや事務所の移転を企業の見直しと合わせて重要性が高まっているといえるのではないでしょうか。
東京にオフィスを移転するとなると、移転する物件を探さなければなりません。しかし、オフィス移転の専門業者であれば、物件を探すことはもちろんのこと、レイアウト計画やオフィスデザインの工事まで業務に支障がないようにフルサポートしてくれます。
オフィス移転までにはおおよそ8か月程度の期間が必要
まずは、オフィス移転の目的を明確にすることが大切です。そして、移転する日程を決めなければなりません。ゴールの日程が決まることで、スケジュール管理を始めていきます。この、スケジュールに合わせて計画を立てていくことがとても重要なのです。
6か月から７か月で移転決定契約
移転が決定したら契約へ進みます。コンセプトを検討し概算見積もり、スケジュールの検討、レイアウトを計画していくのです。そして、4〜３か月前にはプランの調整や実施設計図の作成ができあがります。
引越日までの手続き
引っ越しの1か月前には施工管理や引越の準備を始めなければなりません。各種工事現場の確認をし、届出などの手続きを終えます。引っ越しが完了するまでは、原状回復工事をすることで、1か月後、2か月後と、最後までアフターフォローをしてくれるでしょう。
申し込みから作業完了までの流れ
オフィス移転の目的が決まったら、オフィス移転業者選びが重要となってきます。移転は、長くなれば1年以上かかるプロジェクトといえるからです。そのため、オフィス移転の申し込みから作業までの間、担当するプロジェクトであるオフィス移転業者選びが重要といえます。業者選びを行う前に申し込みから作業完了までを解説していきましょう。
・業者に予算を伝える際には、具体的な金額を伝え明確にすること
・オフィス移転をする際の規模を伝えること(人数など)
・オフィスのレイアウトを検討するため、面積や原状回復工事の算出する
・いつまでに移転をしたいなどと、実施期間を決めておくこと
・物件を探し始める前に依頼する内容を詳しく伝えること
このように、施工する各業者と調整作業をお願いしなければなりません。依頼する内容の範囲のイメージを持つことで、希望する立地や広さなどスムーズに決めることができるのです。
結構多い！？移転の際に発生する業務
オフィスの移転をする際に、発生してくる必要な手続きは多いといえます。なぜなら、業者選びから引っ越しする際の場所選び、オフィスで使う家具など面倒な作業が多岐に渡るからです。オフィス移転で発生する業務を押さえておくことで、スムーズに業務を進めることができます。ではさっそく、押さえておきたい情報を詳しく解説していきましょう。
現在のオフィスに関する業務
現在、契約しているオフィスと普通借家契約を結んでいる場合には解約通知をしなければなりません。オフィスを借りている場合には通常、6か月から1年前の間に更新しない通知を出さなければなりません。事前に契約内容を確認し賃貸人へ報告する義務がありますので注意しましょう。
また、退去する際には、原状回復工事をすることが一般的です。たとえば、天井や壁、床などは入居時と同じ状態に戻して退去します。
移転先オフィスに関する業務
移転先のオフィスが決まったら、レイアウトプランや目標ゴールの設定を決めます。オフィスのコンセプトを検討することで統一したオフィスが仕上がるのです。
ほかにも、どれくらいの人数がオフィスを利用し、会議所などは必要なのか整理していきます。そこからオフィス移転にかかる概算コストを算出し、設計図通りに工事が進められているかを確認。オフィス移転に必要な届出に漏れなく対応します。
オフィス移転後の業務
オフィスを移転した初日は突発的なトラブルに備えて、準備しておきます。IT関連の不具合や設備などのアフターフォローをお願いできるように、業者に立ち会ってもらうのがおすすめです。また、施工図であるレイアウトの変更や配線工事を見直した場合には、大切に保管することが望ましいでしょう。
まとめ
オフィス移転を成功させるもっともよい方法は、準備段階がとても重要でした。オフィス移転の専門業者であれば、物件を探すことはもちろんのこと、レイアウト計画やオフィスデザインの工事まで業務に支障がないよう、フルサポートが可能です。
オフィスの移転には、さまざまな手続きがあり面倒な作業が多いといえます。オフィス移転で発生する業務を押さえておくことで抵抗がないように業務を進められるのです。オフィス移転を検討しているのであれば、スケジュールを組みこのように、施工する各業者と調整しながらスムーズにオフィスの移転を成功させてください。
