新しいオフィスに移転する際、移転にはどれくらいの期間を要するのでしょうか。目安はあるものの実際には、計画立案から移転完了までの時間は、企業の規模や移転先の条件によって異なります。今回は、オフィス移転にかかる期間の目安やスケジュールについて説明します。移転計画を立てる際の参考にしてください。
オフィス移転に要する期間
移転に要する期間として、一般的に約6か月をみている会社が多いようです。そのため、移転の目的や移転のスケジュール作成などは、1年～6か月前から考え始めるとスムーズに計画を立てられるでしょう。オフィス移転をスムーズに行うポイントとしては、まず移転の目的を明確にすることが大切です。
従業員の増加、新規拠点開設、コスト削減など、なぜ移転するのか目的をはっきりさせることは、オフィス移転をするうえで不可欠です。次に、移転先の条件の設定です。立地条件や面積、設備など、ビジネスに必要な要素を把握し、それに合った物件を選定する必要があります。
また、新オフィスのレイアウトや設備を決定するオフィスプランニングも重要です。部署ごとの配置や必要な機器を事前に考慮することで、スムーズな移転を実行できます。
移転のスケジュール
オフィス移転は、慎重な計画と段取りが必要です。成功するためには、時間的な配慮も欠かせません。ここでは、一般的なオフィス移転のスケジュールを紹介します。
6か月前
まず移転の目的を明確に定めましょう。目的が決まると、移転先のオフィスに求める条件を設定しやすくなります。これには立地、交通の便、近隣施設の有無などが含まれます。社員の意見を取り入れながら、トップダウンで進めることがスムーズな移転につながるでしょう。
次に、移転スケジュールを作成し、オフィスプランニングを行います。これには使用人数の決定、受付や会議室の有無、レイアウト作成、内装工事の費用把握などが含まれます。また、旧オフィスの原状回復や保証金・敷金の扱い、契約書の確認も重要です。
解約通知は6か月前に出さないと成立しない場合が多いため、忘れずに行いましょう。また、原状回復も契約期間中に行う必要があります。その後は、新オフィスの物件調査を行います。条件を考慮しながら情報収集を行い、実際に物件を見に行きましょう。
条件に合致する物件を見つけるのは難しいため、譲れない条件を事前に伝えることが重要です。
4～5か月前
オフィス移転5か月から4か月前ではまず、現オフィスの原状回復工事業者の選定と見積もり依頼が行われます。同時に、移転スケジュールが確定し、新オフィスの内覧と選定、そして物件契約が行われます。新オフィスの選定においては、メリットとデメリットを把握し、最優先事項や最低条件を明確にすると理想の物件が見つかりやすいでしょう。
物件契約時には、契約期間や共益費、敷金の返却条件などの詳細を把握し、必要に応じて家賃の交渉なども行ってください。さらに、新オフィスのレイアウトは、改善点を反映しつつ導線を意識して設計します。専門業者のアドバイスも活用し、最適なレイアウトを検討しましょう。
2～3か月前
オフィス移転2～3か月前には、廃棄すべき什器や新オフィスで購入すべき什器をチェックし、引っ越しで運ぶ什器の量を確認します。移転費用を抑えるためにも、引っ越しで運ぶ什器の量は重要です。
2か月前には、電話回線やコピー機の移転手配、原状回復工事の発注が行われます。移転の挨拶状の作成もこの時期に行います。計画的に作業を進め、直前に慌てることがないようにしましょう。また、新規購入する什器の搬入や新オフィス内装工事のスケジュール調整も必要です。
1か月前～移転後
オフィス移転1か月前には、新オフィスの内装工事や新規購入什器の搬入、電気・LAN設備の工事など、移転に向けて本格的な動きが始まります。インターネットの工事期間には1か月程度要することも考慮し、早めの対応が重要です。
取引先への連絡や各種届出の提出も忘れずに行いましょう。とくに、官公庁への届出は多岐にわたるため、チェックリストを設けて管理することがポイントです。入居審査や契約締結に必要な書類の準備も忘れずに行い、賃貸借契約書に基づいて古いオフィスの原状回復工事を行います。
廃棄物があれば、適切な産業廃棄物処理を行います。そして移転後は公的機関への必要書類の提出や、現状回復工事、旧オフィスの契約終了手続きを完了させます。
オフィス移転業者の選び方
オフィス移転業者を選ぶ際は、まず自社のニーズに合ったサポート範囲を明確にし、業者の提供するサービスやアフターフォローの充実度を確認します。豊富な実績を持つ業者を選ぶことで、スムーズな移転が期待できます。
また、費用のみならず、サービス内容や信頼性も比較検討し、口コミや評判も参考にして選定します。これらのポイントを考慮することで、オフィス移転を成功させるための適切な業者を選ぶことができます。
注意点
業者に依頼する際の注意点として、繁忙期は避けましょう。繁忙期は業者が多忙で、スムーズな移転が難しくなる可能性があります。そのため、移転計画を立てる際には、繁忙期を避けることが重要です。
まとめ
オフィス移転のスケジュールや業者選びのポイント、さらには注意点まで、一連の流れを解説しました。移転には6ヶ月以上の期間が必要です。移転計画の立案から実行までの流れを把握して、スムーズな移転を実現しましょう。
また、信頼できる業者の選定や注意すべきポイントを理解することも重要です。計画的な移転作業と、適切なサポート業者の選定により、円滑なオフィス移転が実現します。
