オフィスを移転する際、適切な時期を選ぶことが大切です。この記事では、移転に最適な時期や避けたい時期について探ります。さらに、オフィス移転にかかる期間や、成功のポイントについても紹介します。移転計画を立てる際の重要なポイントを押さえ、スムーズな移転を目指しましょう。
移転におすすめの時期と避けた方がいい時期
オフィスの移転は企業にとって大きな決断です。成功させるためには、適切な時期を選ぶことが大切です。では、どの時期が移転に最適で、逆に避けた方がいい時期とはいつなのでしょうか。
移転がおすすめの時期
オフィス移転におすすめの時期は、移転業者の閑散期である6月から8月です。この期間は、業者の手配が比較的容易であり、スムーズな移転が期待できます。移転時期に制約がないのであれば、この時期に合わせた移転計画を立てることをおすすめします。
また、節税を目指す場合は、1月から3月の決算期がおすすめです。さらに、通常業務への影響を考慮する場合は、大型連休中の移転も一つの選択肢といえます。
避けた方がいい時期がある？
オフィス移転で避けた方がいい時期も存在します。たとえば、12月は年末年始休暇があり、業者の手配が難しくなることがあります。会社的にも他の月と比べて忙しい時期であるため、おすすめできません。
また、3月から4月の移転も避けた方がいいでしょう。この時期は業者の繁忙期であるため、他の時期より費用が何割か高めに設定されていることが多いです。他の時期の移転より費用がかかってしまうため、避けることをおすすめします。
実際に移転が多い時期とは
オフィス移転が多い時期はいくつかあります。まず、1月から3月は企業の決算時期と重なっていることが一般的で、節税のために移転を行う企業が多いです。
次に、9月から12月は年末の忙しさが迫る前に、新しいオフィスに移転したいと考える企業が増えたり、この時期が決算期の企業も存在するため、移転する企業も少なくありません。このほか5月も、新体制が落ち着いた頃であり、移転のタイミングとして選ばれることがあります。
オフィス移転を成功させるためには、適切な時期を選ぶことが重要です。引越しの閑散期を狙うか、節税を考慮するなど、様々な要素を考慮して、最適な移転時期を見極めましょう。
移転に要する期間
オフィスの移転は、慎重な計画とタイムリーな行動が必要です。ここでは、移転までの大まかな流れと、それぞれの段階で必要な期間について見ていきましょう。
移転計画の策定から始まるプロセス
移転プロセスは、一般的に1年から6ヶ月前に始まります。この段階では、移転計画の立案や旧オフィスの解約予告、移転先の選定、現状回復条件の確認などが行われます。とくに、移転先の物件を決定するのに時間がかかる場合がありますので、余裕を持って行動することが重要です。
内装や設備の準備には時間がかかる
移転プロセスの中間段階では、5ヶ月前に新オフィスの物件が決定され、内装やレイアウトの検討、引越し業者の選定が行われます。
さらに、3～4ヶ月前には什器備品の選定や購入依頼、物品の整理、移転作業スケジュールの詳細決定などが行われます。これらの作業には、充分な時間をかける必要があります。
最終段階と移転後の作業
最終段階では、2ヶ月前に内装工事が着手され、取引先への移転挨拶や移転前の届出などが行われます。1ヶ月前には引越しの最終チェックが行われ、現状回復工事の依頼が出されます。移転後は、公的機関への必要書類の提出や現状回復工事、旧オフィスの契約終了などが行われます。
オフィスの移転には、膨大な準備とタイムリーな行動が必要です。移転に要する期間は、計画の立案から始まり、物件の決定、内装や設備の準備、移転後の手続きまで、長期間にわたります。計画的かつスムーズな移転を行うためには、時間を適切に配分し、段階を確実に進めることが重要です。
オフィス移転を成功させるポイント
オフィスの移転は、企業にとって重要なイベントです。成功させるために、様々なポイントを押さえましょう。以下では、オフィス移転を成功させるためのポイントを紹介します。
移転の目的を明確にする
移転の目的を明確にすることが、オフィス移転成功の第一歩です。従業員の増減、環境改善、社内連携強化、イメージ向上、コスト削減など、目的に合わせて計画を立てることが重要です。
社員とのコミュニケーションを重視する
新オフィスのレイアウトや設備の検討に従業員を積極的に関与させ、みんなが働きやすい環境を共に作り上げることも重要なポイントです。実際に働く従業員の意見から、効率的なレイアウトのアイデアが生まれるかもしれません。
見積もりの比較と補助金などの活用
業者を選定する際は、複数の業者から見積もりを取り、価格やサービス内容を比較検討しましょう。コストを抑えつつ、品質の高いサービスを選ぶことがポイントです。
また、移転にかかる費用を抑えるためには、国や自治体の補助金・助成金を活用することも有効です。条件を確認し、利用できる場合は積極的に申請しましょう。
適切な物件探しと丁寧なプランニングを行う
オフィス全体のレイアウトや部署ごとのレイアウト、OA機器や什器の選定など、プランニングは丁寧に行いましょう。移転後のスムーズな業務遂行を支えます。立地条件や設備、コストなど、重要なポイントを考慮しながら選定しましょう。
これらのポイントを押さえて、計画的かつスムーズな移転を実現しましょう。成功した移転は、企業の成長や発展に大きく寄与します。
まとめ
オフィス移転の成功には、適切な時期の選定と計画の丁寧な立案が不可欠です。適切な時期を見極め、社員とのコミュニケーションを重視し、見積もりの比較や補助金の活用など、様々なポイントを押さえることが重要です。計画的なプランニングと適切な物件探しを行い、スムーズな移転を実現しましょう。オフィス移転の成功は、企業の成長と発展に大きく寄与します。
