事業拡大などさまざまな理由から、オフィス移転を検討する企業もあるものです。オフィス移転にはどの程度の費用がかかるのか、費用を安く抑える方法はあるのか、気になっている人は多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、オフィス移転検討中の企業にとって役立つ、オフィス移転の流れと費用、コストを安く抑える方法を紹介します。

オフィス移転はどんな流れで進んでいく？

まず、オフィス移転の流れを把握しておきましょう。一般的なオフィスの場合、まず管理会社に退去予告通知を出して退去の意志を伝えます。退去予告通知後、3～6か月程度の解約予告期間を経て正式に解約、退去となるようです。オフィスの解約には時間がかかるので、早めに連絡しておかないと解約が遅れてしまい、新しいオフィスと重複して家賃を支払うことになりかねません。

オフィス移転を決めたら、現在のオフィスを解約する場合、何か月前に通知する必要があるのか確認しておきましょう。解約違約金を払えばすぐに解約できますが、解約違約金の金額は解約予告期間の賃料と同額が設定されていることが多いようです。また、違約金には賃料だけでなく共益費が含まれることもあります。

解約の条件については、契約書に詳細が記載されているので、事前に確認しておくとよいでしょう。オフィスを退去する際は、原状回復工事が必要なことが多いものです。こちらも契約書の退去要件で確認できます。オフィスの場合は契約期間中に原状回復工事を完了させなくてはなりません。原状回復工事とは、退去するオフィスを入居時の状態に戻すことで、壁紙の張替えやクリーニング、廃棄物の撤去などを行います。

旧オフィスの解約準備と同時に、新オフィスの選定と契約、内装業者の選定、新オフィスのレイアウト確定、電話回線やネットワーク回線などインフラ工事の手配、引っ越し業者の手配を並行して進めなければなりません。引っ越しが終わったら、法務局や税務署に住所変更の書類を届け出ます。新しい住所の名刺や封筒の印刷、取引先宛の移転案内状の作成、送付も必要です。ホームページの住所変更は忘れやすいので気を付けてください。オフィス移転はやらなければならないことが多いので、漏れのないようチェックリストを作成しておくとよいでしょう。

オフィス移転にかかる費用

オフィス移転で最初にかかる費用は、旧オフィスの原状回復工事費用です。工事料金の相場は1坪あたり5万円程度で、仮設工事や設備撤去工事、表装工事などが必要な場合は、さらに費用が上乗せされます。

引っ越しの際は、引っ越し代と廃棄物処分費用がかかるでしょう。引っ越しにかかる費用は、社員1人あたり3万円程度が相場です。廃棄物の処理費用は、2トントラック1台分で6～9万円程度となっています。

次に新しいオフィスにかかる費用です。不動産契約時にかかる費用の内訳は敷金、保証金、前家賃、仲介手数料、火災保険料などが挙げられるでしょう。敷金は賃料の4～8か月分、保証金は賃料の10～12か月分、仲介手数料は賃料の1か月分が相場です。火災手数料は3～6万円程度となっています。

内装工事を行う場合は、1坪につき10～20万円程度の工事費用がかかるでしょう。電話やインターネットの配線、設定すべきインフラ整備費は、1人当たり5万円程度が目安です。デスクやチェアなどオフィス家具を新しく揃える場合は、什器購入費用も高額になります。相場は社員1人当たり5～30万円です。その他、名刺やパンフレットの印刷、法務局や税務署への必要書類の提出それぞれに10万円程度を見込んでおきましょう。

オフィス移転にかかる費用を安価に抑える方法

オフィス移転費用を抑える方法を複数紹介します。

まず、そもそも原状回復工事が不要な契約を結んでおくことで、原状回復工事費用を節約できるでしょう。オフィス契約時にはそこまで考えていなかった人は、次の移転時のことも考え、退去時の原状回復義務も意識して新しいオフィスを探すことをおすすめします。

契約時の交渉次第では、原状回復を不要とする了承を得られるケースもあるでしょう。保証金は家賃を滞納した時の保証なので、1年契約であれば1年分の賃料を一括して先払いする契約を結ぶことで、保証金の支払いを不要にできることもあります。保証金は退去時に返還されるとはいえ、「あるのに使えない死に金」になってしまうので、払わずにすむよう交渉してみるとよいでしょう。また、フリーレントが設定されている物件を探したり、フリーレントをつけてもらえるよう契約時に交渉したりすることもおすすめです。

オフィス家具などの什器をすべて新しいもので揃えると、什器購入費が莫大になります。せっかくの新オフィスなので、新しい家具を使いたいと思う人もいるでしょう。すべてとはいわないまでも使えそうなものは継続して使うことで、什器購入費も抑えられます。リサイクルショップやアウトレット家具の活用もおすすめです。

新オフィスが居抜き物件の場合、什器もそのまま譲り受けられるので、什器購入費は大幅に削減できます。不用品はあらかじめリサイクルショップに引き取りを依頼したり少しずつ捨てて減らしたりしておくことで、不用品の処分費を抑えられるでしょう。

オフィス移転は大きな出費を伴いますが、費用の全体像を把握し事前に準備をすすめることでコストを抑えることもできます。逆に計画を立ててスケジュール通りに進めないと、二重家賃など思わぬ出費が発生することもあるでしょう。現オフィスの解約連絡や新オフィス契約時の交渉など、ポイントをおさえて計画的にオフィス移転を済ませてください。

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