オフィス移転をスムーズにおこなうためのスケジュールとは？

オフィス移転は企業にとって大きな変革のひとつです。スムーズな移行を実現するためには、計画的なスケジュールが不可欠です。そこで本記事では、移転前から始まる段階的な準備や、重要なタスクの優先順位付けについて探ります。オフィス移転で後悔がないようポイントをおさえておきましょう。

オフィス移転をおこなう際のスケジュール

オフィス移転プロジェクトのスケジュールは、検討からオフィス構築までに通常、半年から1年以上の期間がかかると理解しておきましょう。また、オフィスの移転計画を策定する際、業務の継続とオフィス空間の効率的な改善が重要です。

計画は通常、移転予定日の約8～6か月前にスタートし、この期間には移転先の選定と契約、業者の選定、現状のオフィスに関する調査、そして現オフィスの解約通知などが含まれます。

次に、移転の5～3か月前には、コストの再調整、スケジュールの見直し、オフィスのゾーニングやレイアウト計画の策定、実施設計図の作成、さらに関連する工事業者の選定などがおこなわれます。

最終段階として、移転の2か月前から引っ越し日までの間には、引っ越しの準備や、さまざまな工事の最終確認、必要な届け出手続きがおこなわれます。また、この時期には現オフィスの原状回復作業も実施されます。このように段階的に計画を進めることで、スムーズな移転と業務の継続が可能です。

オフィス移転業者選びのポイント

オフィス移転業者を選ぶ際には、いくつかの重要なポイントをおさえておく必要があります。以下で主なポイントを紹介するので、オフィス移転を検討されている方は参考にしてみてくださいね。

要件を整理する

まず、オフィス要件を整理することが大切です。移転の目的や依頼範囲、環境面への希望などを事前に整理しておくことで、適切な業者を選ぶうえでの基準を明確にすることができます。

具体的な要件として、まずは予算についてです。業者に予算を伝える際には、具体的な金額ベースで予算を伝えましょう。そのため、オフィス移転にかける予算を決めておく必要があります。

次に移転対象人数の把握です。人数は移転の規模を業者に伝えるために必要な情報となります。また、オフィス面積も業者に伝える重要な要素です。オフィスビルの選定やレイアウト検討、原状回復工事費用の算出などに必要な情報となるので、正確な数字を把握しておきましょう。

さらに、実施時期も考慮する必要があります。移転したい時期をおおよその範囲で決めておくことで、業者とのスケジュール調整がスムーズに進みます。最後に、依頼範囲を明確にすることも重要です。

ビル探しから依頼するのか、施工に関する各業者との調整作業なども依頼したいのか、業者への依頼範囲を決めておくことで、適切な業者を選ぶうえでの基準を明確にできます。

管理体制をチェックする

依頼する業者の管理体制のチェックも忘れてはなりません。設計や施工管理など各工程ごとの専門スキルを持ったスタッフが対応してくれる業者を選ぶことが重要です。適切な管理体制が整っている業者を選ぶことで、スムーズな移転プロセスが期待できます。

オフィス完成後の対応はどうか

最後にオフィス完成後の対応も考慮しましょう。オフィス構築が完了した後も、最適なオフィス環境を維持するためには、継続的な運用の工夫や改善が必要です。

そのため、移転業者との継続的な関係を築けるかどうかも検討のポイントになります。オフィスづくりを一緒に進めるパートナーとなる業者を選ぶことで、長期的な成功が見込めるでしょう。

オフィス移転を成功させるためには

オフィス移転というのは、その企業にとって大きなプロジェクトのひとつです。そんなオフィス移転を成功させるためのポイントを以下で紹介します。

目的をはっきりさせること

まず、移転の目的を明確にすることが必要です。移転先のオフィスでどのような働き方をしたいのか、理想の働き方まで具体的に掘り下げて、目的を設定しましょう。これにより、移転プロジェクトが目標に向かって進む方向性が明確化されます。

社員と共有すること

目的が設定されたら、社員との共有が重要です。会社が描いている働き方を社員に理解してもらうことで、理想の働き方を実現するための土台が築かれます。社員一同が目標に向かって一丸となって行動することで、移転プロジェクトの成功に向けた効果的な取り組みが可能となります。

設備や環境の改善

せっかくオフィスを移転しても、環境が改善されていなければ意味がありません。そのため、移転先のオフィスの設備や環境についても十分な検討が必要です。

たとえば、社員の働きやすさや生産性を向上させるために、オープンスペースやコラボレーションスペースの設置、快適な照明やエアコンの導入など、環境面に配慮しましょう。

まとめ

今回紹介したポイントをふまえて、オフィス移転を成功させるためには、目的の明確化と共有、環境の整備、そして準備と計画の徹底が欠かせません。さらに、オフィスづくりを一緒におこなうパートナーとして、目的に合ったオフィス移転業者の選定も重要です。移転は単なる場所の変更ではなく、働き方や環境の改善を通じて組織の成長と発展を促す機会でもあります。社員の理解と協力を得ながら、スムーズな移転を実現し、新しいオフィスでの働き方を実現しましょう。