内装からオフィス家具などがそろっているオフィス形態を、セットアップオフィスといいます。事業をスタートする際の必要な環境が整っているため、すぐに利用可能です。
費用は貸主側の負担であるため、初期費用を抑えられます。また、移転する際に発生する、担当者の業務負担にも効果的です。ここからは、セットアップオフィスとほかのオフィス形態の違い、そして利用する場合のメリットやデメリットについて解説します。
セットアップオフィスとは？
セットアップオフィスとは、オフィス家具や設備があらかじめ整えられた状態でレンタルできるオフィススペースのことです。
通常、オフィス物件を契約する際には、借主が壁や床、オフィス家具などの内装費用を負担する必要があります。しかし、セットアップオフィスでは、貸主が契約前に内装を完了させており、そのため、すぐに業務を開始できるという利点があります。
内装工事には、まずオフィスのデザインを決定し、内装業者と打ち合わせを行う必要があります。また、ネットや電話回線の工事、オフィス家具や備品の手配など、多くの手間と時間がかかります。
セットアップオフィスは、レイアウトや間取りの工事を済ませた状態で提供され、必要なものがすでに整っています。これにより、オフィスの移転や設立を短時間で完了させることができ、コスト面だけでなく時間の節約や担当者の負担軽減にもつながります。
最近では、首都圏や大都市を中心に、オフィスワークとテレワークのハイブリッドモデルを採用する企業が増えています。そのため、オフィスの広さよりも快適さや質を重視する傾向があり、セットアップオフィスの需要が高まっているのです。また、これに応じて、セットアップオフィスを提供するデベロッパーも増加しています。
居抜きオフィスとの違い
居抜きオフィスは、前の借主が使用していたオフィス家具や備品、内装がそのまま残された状態で貸し出されるオフィススペースです。このため、契約後比較的早く使用開始できるのがメリットです。
しかし、自社の雰囲気に合わなかったり、使い勝手が悪いと感じたりする場合があり、その場合は内装工事が必要になることがあります。その際の修繕や内装工事費用は借主が負担しなければなりません。
また、契約内容によっては、退去時に原状回復義務が発生することがあります。契約を結ぶ前に、原状回復に関する条件をしっかり確認しておくことが重要です。
一方、セットアップオフィスでは、貸主が内装工事を行っており、原状回復の範囲が比較的狭いです。ただし、借主がレイアウト変更などを行った場合には、その変更部分については自社負担で現状回復が求められることがあります。また、クロスやカーペットなどについても、借主の負担となる場合があるため、事前に確認することが推奨されます。
さまざまなオフィスサービスとの違い
オフィスサービスには多くの形態がありますが、それぞれの違いを理解しておくことが重要です。
レンタルオフィスは、オフィス家具や業務に必要な環境が整っている点ではセットアップオフィスと似ています。しかし、初期費用の面で違いがあります。レンタルオフィスでは、会員登録や入会金を支払うことで利用を開始できますが、セットアップオフィスはスペースを借りる契約が前提となり、敷金や仲介手数料が発生することがあります。
シェアオフィスは、一般的にフリーアドレス制で利用されますが、個人スペースの契約が可能な場合もあります。会議室などの共有スペースは、利用申請をして指定された時間のみ利用するのが一般的です。セットアップオフィスは専用スペースが設けられていることが多く、シェアオフィスに比べて従業員のプライバシーが保たれやすいという利点があります。
サービスオフィスは、より手厚いサービスを提供することが特徴です。スタッフの常駐やほかの利用者との交流支援、さまざまなオプションサービスが利用でき、高いセキュリティが確保されている点がセットアップオフィスにはないメリットです。
セットアップオフィスのメリット・デメリット
セットアップオフィスには、貸主側と借主側それぞれにメリットとデメリットがあります。内装が整い、オフィス家具や備品が完備されているため、急いで移転する必要がある事業者には非常に便利です。
一方で、セットアップオフィスは一般的なオフィスよりも付加価値が高いため、賃料が高くなる可能性があります。また、業務に必要なスペースが確保されているか、自社の業務がしやすいかどうかを確認することが重要です。さらに、アクセスのしやすさやセキュリティ面も重要なポイントです。
利用を検討する際には、機能性やコスト面をよく理解し、自社のニーズに合った特徴を把握することをおすすめします。物件によっては、敷金や礼金が必要となる場合もあるため、契約条件を事前に確認することが大切です。各企業の特徴や戦略を考慮し、自社に最適なオフィス形態を選ぶことが重要です。
セットアップオフィスを借りるメリット
一般的にオフィスを借りる際には、内装工事が必要になることが多く、移転に際しては現在のオフィスの原状回復と新しいオフィスの内装工事を同時に行う可能性もあります。この場合、一定期間にわたって両方の家賃を支払わなければならず、コストや手間がかかります。
内装工事には、デザインの決定や業者との打ち合わせ、ネット回線や電話回線の開通手配、オフィス家具の選定など、多くの準備が必要です。これにより、担当者にかかる負担も大きくなります。
しかし、セットアップオフィスを利用すれば、内装がすでに整っており、これらの手間やコストを大幅に削減できます。高品質な内装やオフィス家具がそろっていることが多く、従業員のモチベーション向上にもつながります。
セットアップオフィスの利用は、入居までの時間やコストを大幅に削減できるため、迅速な移転や初期費用の節約を希望する企業にとって効果的です。また、短期間で再度移転する可能性がある企業にも適したオフィス形態といえるでしょう。
セットアップオフィスを借りるデメリット
セットアップオフィスの最大のメリットは、内装が完成しており、高品質なオフィス家具がそろっている点です。しかし、この便利さにはデメリットもあります。
まず、セットアップオフィスではレイアウトの変更が自由にできない場合があります。自社のニーズや雰囲気に合わない内装が施されている場合、その変更には自社負担で工事を行う必要があります。また、移転時には原状回復が求められるため、そのコストも考慮しなければなりません。
さらに、内装が完了しオフィス家具が整っているため、セットアップオフィスの賃料は周辺の相場よりも高めに設定されていることが多いです。長期間借りる場合は、総支払額を考慮して選ぶ必要があります。
内装を変更しない場合でも、クロスやカーペットの張り替えなどの原状回復費用が発生することがあります。退去時の費用については契約前にしっかり確認することが重要です。
また、都心や人気のエリアではセットアップオフィスを取り扱う業者が限られているため、希望する広さや立地が決まっている場合は、できるだけ早めに物件を探すことをおすすめします。
まとめ
一般的なオフィスへの移転では、内装のデザイン決定や複数の業者とのやり取りが必要となり、多くの時間とコストがかかることが一般的です。
一方、セットアップオフィスでは、契約時に内装が完了し、高品質なオフィス家具が整っているため、移転に伴う業務負担を大幅に軽減できます。初期費用の削減にもつながり、短期間での移転や再移転の可能性がある企業にとっては、非常に適した選択肢です。
ただし、セットアップオフィスが自社のニーズに合致するかどうかの見極めも重要です。オフィス形態はさまざまな選択肢があり、費用、機能性、立地などを総合的に判断して、自社に最適なオフィス形態を選ぶことをおすすめします。
