オフィス移転時にKPIを設定する必要性とは？その理由と具体的な方法

オフィス移転は企業にとって大きな転機であり、業務効率化や社員の満足度向上を目指す重要な機会でもあります。しかし、ただ移転するだけではその効果を最大限に引き出すことは難しいでしょう。そこで役立つのがKPI（重要業績評価指標）の設定です。本記事では、なぜオフィス移転の際にKPIを設定すべきなのか、KPIがどのように役立つのか解説します。

オフィス移転の目的とは？

オフィス移転は、新たなビジネス成長のきっかけをつかむための重要な機会です。

現状のオフィスに抱える問題を解消し、より効率的で魅力的な環境を作り出すことで、業務効率を上げ、社員のモチベーションを高めることが期待されます。オフィスづくりの目的を明確にすることが、その成功に大きく影響します。

オフィスづくりの目的

オフィス移転の最大の目的は、社員が働きやすい環境を提供し、企業全体のパフォーマンス向上を促進することです。

オフィスのレイアウトや機能性の向上は、チーム間のコミュニケーションの円滑化や作業効率の向上に寄与します。また、快適なオフィス環境は、社員の定着率や満足度を向上させる要因にもなります。

オフィス環境の改善がもたらす影響

オフィスのデザインやレイアウトは、企業イメージにも大きな影響を与えます。

たとえば、リクルート活動において、訪問者や求職者が新しいオフィスの雰囲気に好感をもつことが、企業への信頼感を高める要素となります。

KPIとは何か？なぜ重要なのか？

KPI（Key Performance Indicator）とは、企業が設定した目標の達成度合いを測るための重要な指標です。

オフィス移転においては、移転による効果を測定し、成功の度合いを数値で確認できるように、KPIを設定することが重要です。

KPIの役割

KPIを設定することで、オフィス移転が企業にとってどのような効果をもたらしたのかを明確に把握できます。

たとえば、業務効率の向上を目的とするならば、業務時間の短縮、生産性の向上、従業員満足度の向上といった具体的な目標を掲げ、それを達成したかどうかを数値で評価します。

KPIとKGI、KSFの違い

KPIに関連する用語として、KGI（Key Goal Indicator）やKSF（Key Success Factor）があります。

KGIは最終目標のことで、企業が達成したい大きなゴールを指します。たとえば、売上〇億円達成や、コスト削減〇パーセントといった具体的な目標がこれに該当します。

一方、KSFは、KGIを達成するために必要な要因を指す、定性的な要素です。KPIは、これらの目標に対する進捗を具体的に数値で示す指標です。

オフィス移転におけるKPIの具体例

オフィス移転において設定するKPIの例として、以下のようなものがあります。

・業務効率の向上：労働時間を〇時間短縮する

・社員満足度の向上：社員満足度を〇パーセント向上させる

・生産性の向上：生産性を〇パーセント改善する

これらの具体的な目標を設定することで、オフィス移転がどの程度効果をもたらしたのかを明確に評価できるようになります。

オフィス移転時にKPIを設定する流れ

オフィス移転時にKPIを設定する際には、しっかりとした手順を踏んで計画的に進めることが成功の鍵となります。

移転は単なる場所の変更にとどまらず、業務環境や効率性の向上に直結する重要なプロジェクトです。そのため、移転の目的を明確にし、具体的な指標で進捗を測定するためにKPI（重要業績評価指標）を設定する必要があります。

以下の3つの手順に従って、移転プロジェクトを成功に導くためのKPIを設定しましょう。

手順1：KSFの設定

まず最初に行うべきは、KGI（Key Goal Indicator、最終目標）を達成するために必要なKSF（Key Success Factor、重要成功要因）を明確にすることです。

KGIはオフィス移転によって達成したい大きな目標であり、それを達成するためには具体的なKSFを設定し、移転がどのように貢献するかを考えることが重要です。

たとえば、業務効率の向上を目指す場合、KSFとして、チーム間のコミュニケーションの円滑化や新しい発想を生み出すための環境づくりが挙げられます。

移転を機に、オープンスペースを増やしたり、チームが協力しやすいレイアウトに変更することで、これらのKSFを実現するための土台を作れます。

この段階では、KGIに直結するKSFがどのような要素で構成されているかを十分に分析し、それに応じたオフィス環境の改善案を検討することが大切です。

手順2：現状の把握

次に、設定したKSFと現状のオフィス環境とのギャップを把握するフェーズに入ります。

このギャップ分析によって、移転によって解決すべき課題や改善点が明確になります。現状の把握方法としては、まずは従業員のフィードバックを集めることが効果的です。アンケートやインタビューを通じて、従業員が現在のオフィスに対して感じている不便や課題を具体的に洗い出します。

また、オフィス内の動線やレイアウト、チーム間のコミュニケーションの状況などを実際に観察することで、移転後にどう改善すべきかのヒントを得られます。

現状把握は、のちにKPIを設定するための重要なステップであり、ここで得たデータはKPIの数値目標に直結するため、丁寧に行うことが求められます。

手順3： KPIの設定

最後に、設定したKSFを達成するために、その進捗を数値で評価できるKPIを設定します。

KPIは、移転プロジェクトの成果を具体的に測定するための指標であり、数値で表すことでプロジェクトの進行状況を客観的に確認できるようにします。

たとえば、KSFが他部署とのコミュニケーションの活性化であれば、他部署との交流を促進するためのイベント参加率を〇パーセント向上させるという具体的な数値目標をKPIとして設定します。

あるいはチーム間の情報共有の迅速化がKSFの場合、KPIとして情報共有ツールの使用頻度を〇パーセント増加させる、または会議の頻度を月〇回に増やすといった具体的な指標を設定します。

まとめ

オフィス移転は、企業の成長を促進する機会です。しかし、その効果を最大化するためには、KPIを設定し、移転の効果を数値で確認できるようにすることが必要です。KPIを設定することで、オフィス環境の改善がビジネスにどのように寄与したかを明確に把握でき、次のステップへの道筋が見えてきます。成功するオフィス移転には、KPIが欠かせない要素といえるでしょう。