オフィス移転は会社にとっての一大イベントです。顧客や取引先への挨拶と案内もしっかり行うことで、気持ちよく新しいスタートを切りたいものでしょう。しかし、オフィス移転は頻繁に行うことではないので、マナーに不安のある人も多いのではないでしょうか。この記事では、オフィス移転時に役立つ挨拶状のマナーや作成時の注意点を紹介します。

オフィス移転の挨拶のマナー

オフィス移転のお知らせはホームページやメール、SNSでの案内のみでは不充分です。挨拶状も作成して送付しましょう。挨拶状は届くまでに時間がかかるため、オフィス移転の日程が確定したら、メールでのお知らせも打ち出しておきます。挨拶状は移転をお知らせするだけでなく、日ごろの感謝を伝える意味が大きいものです。

オフィス移転できるのも、普段お付き合いしている取引先やお客様ありきのものでしょう。オフィス移転は、会社の関係者に対して日ごろの感謝の気持ちを伝える、ちょうどよい機会になります。メールだけの案内を不快に思う人もおり、他のメールに紛れて見落とされてしまうこともあるでしょう。

オフィス移転の際は、マナーに則った丁寧な挨拶状を送るのがベストです。オフィス移転の挨拶状としてもっとも一般的なのは、角の丸い白カードか官製ハガキでしょう。白カードはハガキ2枚分のサイズを二つ折りにしたタイプとハガキ大のタイプがあり、文章量で使い分けます。一般的なビジネス文書と同様の、A4サイズの用紙に印刷した案内状もあるようです。

慣習を重んじる業界であれば、縦書きをおすすめします。オフィス移転を機にブランドイメージを刷新したいと考えている場合は、オリジナルデザインのハガキや封筒を使うとよいでしょう。オフィス移転の挨拶状は「儀礼文書」と呼ばれますが、儀礼文書をファックスで送るのはマナー違反とされているので注意してください。

オフィス移転の挨拶状を送るまでの流れ

オフィス移転の挨拶状送付は、移転の2週間前～1か月前には済ませておく必要があります。1か月前は早すぎるのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、取引先にもオフィス移転にともなう対応があります。具体的には、毎月送付していた請求書の送付先が変わることになるのでその対応や、移転祝いのお花の手配などが挙げられるでしょう。

挨拶状を早めに手配しておくことは、取引先に余裕をもって対応してもらうための配慮といえます。挨拶状をオフィス移転の2週間～1か月前に送るために、準備は2～3か月前から進めておくとよいでしょう。

挨拶状の送付にあたって、まずは送付状のデザインや文面の作成、外注する場合は業者の選定と打ち合わせを進めます。送付先もリストアップして、漏れがないかチェックしましょう。挨拶状の文面に何を書けばよいのかわからないという人も心配はいりません。儀礼文書にはある程度決まった定型文があります。インターネットで「事務所移転挨拶状文例」と検索すれば、定型文が多数紹介されているので、使いやすいものを選んでください。

あとは社名や住所、日時を記載するだけで挨拶状の文面が完成します。基本的に「事務所移転の案内」という件名のあと、「拝啓」などの頭語、季節に合わせた時候の挨拶と続き、移転の案内と日ごろのお礼を記載して「敬具」などの結語で締める流れです。

最後に挨拶状の送付日と移転先の住所、連絡先、移転日を記載します。移転に伴い休業日が発生する場合は、そのことも記載しておくとよいでしょう。また、必須ではありませんが、移転先オフィスへのアクセスマップも載せておくと、より丁寧な印象になります。アクセスマップには、最寄り駅の出口番号や駅からの徒歩分数などを記載しておくのもおすすめです。封書の場合は、封の閉じ方にもマナーがあります。封入や宛名書きは、送付先が多い場合かなり時間がとられるので、業者に任せるか早めに準備を始めましょう。

オフィス移転の挨拶状を書く上で気を付けるべき点

オフィス移転の挨拶状を書く際は、まず基本となるフォーマットを確認しましょう。儀礼文書は頭語と結語や季語など必要なものが揃っており、ルールに則って書かれていることが前提です。

また、文字の大きさにも注意してください。文字が小さすぎると、とくに年配の方は読むのに苦労します。パソコンで作成する場合、文字の大きさは9～11ポイント程度がちょうどよいサイズです。一般的に挨拶状には句読点は使わないので注意しましょう。句読点がないと読みにくい場合は空白を使います。段落ごとに文頭に空白を入れるのも、正式な書き方ではないので避けましょう。

文章に誤字がないか、内容に誤りがないか、できれば2人以上で最終確認をするとよさそうです。送付先リストのチェックも同様ですが、ギリギリに作業をするとチェックが甘くなりミスにつながりやすくなります。挨拶状を確実に送付するためにも、余裕をもったスケジュールで準備をすすめてください。

オフィス移転は不動産会社や管理会社とのやりとり、内装工事、インフラ整備、什器購入や引っ越し作業などやることが山積みですが、関係各所への挨拶状手配も忘れずに行ってください。ギリギリの手配は送付漏れや記載ミスの原因になりやすいものです。そのため、挨拶状の手配についてもあらかじめオフィス移転のスケジュールに組み込んで、計画的に行うことをおすすめします。

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