企業の一大イベントの一つに、オフィス移転があります。できるだけ業務を止めずに、別の場所にオフィスを移転させなければなりません。社員の動きも肝心ですが、業者に依頼する部分があるので、その取り決めやスケジューリングも重要になります。通信関係の工事や空調の工事を依頼するのはどのタイミングがよいのでしょうか。

オフィス移転の大変さと重要な設備

オフィス移転は大プロジェクトになります。きっかけは主に社員の増員で席が足りなくなる場合が多いですが、いざ移転が選択肢に入ると現在ある別の問題点も解決したいという希望が出て来て、さまざまな要素を考えなければならなくなるからです。取引先に頻繁に訪れる場合は距離を考えた方がよいですし、社員の利便性も無視してはいけません。東京から東京という引っ越しもよくあるパターンです。会社のブランドを考えてちょっとよい土地に引っ越そうという要望もあるかもしれませんが、可能な範囲で意見は吸い上げておくべきです。

移転場所が決まったら契約などを済ませますが、問題は引っ越しのタイミングです。去るオフィスの片付けも重要ですが、新しいオフィスに移っても環境が整っていなければ仕事ができません。少しでも業務に空白期間が生まれないように、新しいオフィスは早めに契約しておく必要があるでしょう。

新しいオフィスに必須なのは内装や机などですが、通信環境、そして空調が非常に重要になってきます。夏場にエアコンのないオフィスだと、仕事どころではなくなってしまいます。新調する椅子などは新しいオフィスに届けてもらえばいいですが、古いオフィスから継続して使う机や椅子は持っていく必要があります。こういったものはチャーターが必要になりますが、空調工事をしている場所に運び混むと邪魔になってしまうため、スケジュールをずらして工事する必要もあるのです。

内装工事や空調工事を始めるタイミング

新しいオフィスが新築で、内装も完成しているオフィスならよいのですが、打ちっぱなしなど初めから準備しなければならない場合、まず内装を整える必要があります。時間が掛かるものですし、もちろん業者に頼むべき案件です。内装はおおよそ移転の3か月前までには着手し、1か月前には完了しているタイミングがベストといわれています。もちろん契約はそれ以前から済ませておかなければならず、しっかりとしたスケジュールを組みましょう。

古いオフィスと新しいオフィスを契約している期間が重なりますが、それは仕方のない部分なのです。業者に依頼する工事内容は内装以外に電気と通信、空調とそれからセキュリティなどもあります。セキュリティはビルの指定する業者に依頼するパターンが多いでしょう。電気と空調に関しても必須のものなので、そのビルのかかりつけの業者が行う場合が多くなります。

通信に関しては技術の進歩が早いために、入居する会社ごとに自由に契約していい場合が多いです。とくに初めから入っている回線が光回線でない場合は光回線に変更したい需要が多くなるため、新たに契約する必要があるでしょう。また、古いビルの場合は電気の容量が低いことがあり、気を付けなければならない点です。前に入っていた企業がパソコンを数台しか使っておらず問題なく業務をこなしていたとしても、自分のところでは数十台並べて使うとしたら問題になるからです。

サーバーがある場合はネット切断に最大の注意を払う

会社の規模が大きい場合、複数の部門が存在しているためさまざまな要因が絡み合ってきます。外に出るシーンが多くあまり会社にいない部門などはそれほど影響しませんが、常に席についてパソコンを弄っている部門にとって少しでもパソコンの使えない時間が生まれるのは危険な状態でしょう。

また、サーバーを設置している会社の場合はさらなる注意が必要です。どうしてもネットから切断される時間が生まれるため、そのサーバーがウェブページやメールを管理している場合はあらかじめメンテナンスを告知してトラブルを防ぐ必要が出て来ます。部署が複数の場合は、部署ごとに引っ越しの担当者を決めて集め、定期的に打ち合わせをした方がよいでしょう。

東京にはそういった業者が多く存在し、東京からの移転や東京への移転では多くの業者から選ぶ事ができます。通信関連の打ち合わせには業者も入れて、回線が切断される時間に間違いがないかをしっかりと確認しつつ進めるべきです。こういった大掛かりな変更は、担当者がさまざまな要素を決めて行っても、上の者が後から変更することが多いため、できるだけ決定事項をこまめに上に報告しながら進めるのがおすすめといえます。

新オフィスは早めに借りるので、チャーターを使った大掛かりな引っ越しは回数を少なめにして、可能な部分は社用車などでこまめに運んでおくと、引っ越しの費用を抑えることができます。ただ、こういった部分は会社の都合や社員の空き時間によって異なるため、全部をひっくるめて引っ越し業者に委託してしまう手もあります。

オフィス移転は非常に手間の掛かる作業ですが、家の引っ越しと同じでワクワクするものでもあります。新天地への通勤や、新しい街でこれまでになかった店や飲食店が使える様になり、社員にとって苦労を掛けるだけのものはあるといえるでしょう。トラブルなく済ませるために、あらかじめ情報を入手してしっかりとした準備が必要なのです。

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