さまざまな事情でオフィス移転の必要が生じる場合があります。小規模な会社であれば、大きな問題はないと思われますが、東京などにある巨大企業のオフィス移転などにあたっては、さまざまな部署の要望を充分に取り入れた計画を立てなければなりません。移転を滞りなく進めるためには、このような配慮が必要になります。

オフィス移転スケジュールの設定

会社の運営状況のさまざまな理由により、オフィス移転の必要が生じる場合があります。ある場合には、会社の業績が上がり規模を拡大するため、現在使用しているオフィスやビルなどでは手狭であるという場合、また、新たな部署を創設するにあたって社員の人数バランスが変わったため、状況にあった間取りのオフィスへの移転が必要になります。

とくに東京などの大都市で会社の規模が大きく社員数が多い場合には、移動する社員数や機材なども多数になりますので、充分練られた計画を立てることが必要です。いきなり移転の詳細に入ると、必ず後になって辻褄が合わなくなるので、そのようなときに重要なのは、充分な余裕期間を持っている時点で、まずは改訂が可能な大枠のスケジュールを立て、社内の各部署に提示して要望を集めることです。

時間的に余裕があれば、スケジュールの変更も充分可能ですし、各部署へのスケジュールに関する情報共有にもなりますので移転に向けた意思統一をはかることもできます。まずは、スケジュールをいくつかのブロックに分け、その順番や時期についてあらかじめ議論することが大切です。このことにより移転までに達成すべき項目や達成時期がはっきりとし、移転計画がより現実的なものとなります。

また、その後に行う各ブロック内のタスクの目的や達成時期についても明らかとなってきます。注意点としては、この時点でのスケジュールはあくまでも柔軟に考え、後日の詳細な検討により充分変更可能なマージンをとっておく必要があります。

移転計画を進めるための準備事項

大枠の移転スケジュールが決まったら、その中の詳細な事項についての検討を行うことになります。この段階になると、各部署の要望をより具体的に取り込む必要が出てきますので、スケジュールを決めるメンバーも各部署から募ることが大切です。ただ、あまり計画チームの人数が多くなると、本務業務がある中で会議を開くのも大変になってきますので、人数は全体で多くても10名以内にすることを心がけておきましょう。

詳細スケジュールの立案が進んでくると、現在のオフィスの転出手続きや移転先のオフィスへの転入手続きについて考える必要が出てきます。また、移転時における業務をどうするかなどの具体的な課題が浮き上がってきます。このようなことは、社内の各部署の都合を聞かなければ決めることはできませんので、各部署から入っている計画メンバーを連絡役として要望の収集を行うとよいでしょう。

一回のやり取りですべての部署が満足する計画を立てることは難しいと考えられます。意見の聴取と計画の周知との繰り返しを行うことにより、さまざまな手続きや業務日程の調整が可能になります。このような準備を進めながら、大枠のラフなスケジュールから詳細なものへと改訂を行っていきます。そのようにして完成した最終的なスケジュールは、各部署の準備期間を充分に考慮して移転時期の前に各部署に提示することが必要です。

オフィス移転の当日に行うべきこと

移転当日は、ここまで述べてきたプロセスを経て計画された移転スケジュールを実行することになります。移転元の現状把握と復帰と移転先のオフィスの現状を詳細に調べ記録写真をとっておくことは、引っ越し当日でなければできません。この作業は大変重要で、確認せずに作業を行ってしまい建物や備品を破損した際には、自分たちがやっていない破損にまで責任を負わされる可能性が出てしまいます。

また、移転当日に必要なことの１つに、移転が進んでいる現状を社員全体へ伝達することがあります。東京のような大都市で、交通事情が問題になるような場合に重要です。どこかのスケジュールがうまく行かなくなったときにどう調整するかを決定する際、現状をいち早く各部署に伝え、どの部署がスケジュール変更に対応可能かを迅速に把握し充分な検討を行った後に各部署へのフィードバックを行い、不測の事態に柔軟に対応することが大切です。

ここで社員全体として充分に心得ておく必要があるのは、計画はあくまでも計画であって、必要であれば迅速に変更することです。全社員に対しこれらを充分に周知し、社員全員で移転を滞りなく進めるというコンセンサスを持っておくことが重要です。そのためにはここまで述べてきた様な各部署と移転計画チームとの意思疎通が大切になりますので、そのような運営を心がけておく必要があります、

ここまでオフィス移転のスケジュールの立案から計画の進め方、移転当日に必要な事項についての説明をしました。東京のような大都市で大規模な会社のオフィス移転の場合には、社員全体への情報の周知と各部署からの要望の収集が大変重要になってきますので、それを踏まえた活動が必要になってきます。

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