事務所を変えることは、企業の大きな転機になるといえます。そのような節目には、普段からお世話になっている取引先の企業へ、挨拶しなければいけません。しかし、事務所移転は頻繁に行われることではないため、どのように挨拶すればよいのか、マナーが不安という人もいるでしょう。事務所移転のマナーについて紹介するため、参考にしてください。

オフィス移転のマナーとは？

個人が転勤や異動、退職などをする場合に、挨拶状を送ることがあるでしょう。近年では個人の場合、メールで済ませてしまうというケースも増えていますが、挨拶状のほうがイメージはよいといわれています。しかし、事務所移転の場合は、メールやファックスなどで挨拶を済ませてしまうのはマナー違反です。企業のイメージダウンになってしまうこともありますので、挨拶状を送りましょう。

しかし、挨拶状だけでは必ず全員の目に留まるとは限りません。そのため、メールやファックスも合わせて行うほうがよりよいといわれています。事務所が移転することで、取引先にも手間をかけることがあるものです。挨拶状は移転先の住所が決まった際に、できるだけ早く送るようにしましょう。そして挨拶状は、感謝の気持ちも伝わる内容にしてください。

オフィス移転の案内状の基本ルール

オフィス移転の際の案内状は、移転する1カ月前、遅くとも2週間前には送付するのがよいとされています。その期間までには移転先住所も決まっているはずなので、できるだけ早く出しましょう。「1カ月前は早いのではないか」と思う人もいるかもしれませんが、新しい住所宛に送付してもらわなければいけない書類がある場合は、早めに知らせておかなければ取引先に迷惑をかけてしまいます。

また、案内状はすぐにすべての人の目に留まるとは限らないため、早めに送付するように心がけましょう。オフィス移転の案内状は会社から送付されるものですが、取引先企業の各担当者と直接のやり取りがある場合は、事前にメールで知らせるようにしておくようにするとよいでしょう。正式に移転が決まった場合は、実務担当者からもメールやファックスでやり取りしている担当者宛に連絡しておくことで、その後のやり取りもスムーズに行えます。

オフィス移転の案内状を書く際に気を付けるべき点

オフィス移転の案内状を書く際は、ある程度決められた定型文があるので、定型文を使って作成するのがよいでしょう。定型文では、時候の挨拶や日頃のお礼、新住所、新しい電話番号、営業開始日、地図、今後のお付き合いのお願いなどを記載するようです。そのまま使える定型文ではありますが、定型文のままだと取引先に伝わると、味気ない案内状となってしまうでしょう。そのため、感謝の気持ちや今後の取引に関する文面は、できるだけオリジナル要素を取り入れて作成するのがおすすめです。

案内状を送る際は、同時に公式サイトで事務所移転を報告したり、SNSによる拡散も行ったりするとよさそうです。公式サイトやSNSの活用により、さらに広く事務所移転が周知されることになります。案内状はもれなく送付されるように、必ず送付先のリストを作成してください。リストにあがる住所をもとにして社内で印刷するとなると時間がかかってしまうので、印刷会社に依頼して作成してもらうのがスムーズでしょう。

挨拶状の文面で注意したいのは、内容だけではありません。文字の大きさは、一般的に読みやすいとされている9～11ポイントがよいでしょう。挨拶状では、句読点や段落ごとの空白も設けないため、注意してください。

オフィス移転の挨拶状は案内の意味だけではない

オフィス移転の挨拶状は、オフィスが移転することを知らせるだけの文面ではありません。この案内状は、日頃の感謝の気持ちと、これからも変わらぬ取引をお願いしますという気持ち、今後の抱負などを顧客や取引先に伝えられるものとなっています。オフィスが移転したことで、より事業を発展させていきたいという気持ちを込めて、大切な取引先の企業へ送付してください。このような対応がきっちりとできているかどうかは、会社の信用にも関わってきますので、しっかり行うようにしましょう。

事務所移転の時期は、何かとバタバタしてしまうものなので、案内状まで手が回らないということが出てきやすいです。早めに担当者を決めて手配しておくようにすることで、「ギリギリになって慌てて用意しなければいけなくなった」というようなこともなくなります。

事務所移転という大きな節目には、挨拶状が必要です。マナーを知らなくても、定型文を使って注意事項を守ることで、取引先に失礼のない形で移転を知らせることができます。移転時期が決定したらできるだけ早く担当者を決めて、挨拶状の手配をするようにしてください。定型文はありますが、そのままコピーするのは取引先にとってよい印象を与えられません。オリジナルの文面も取り入れるようにするとよいでしょう。

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