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オフィス移転先のレイアウトの考え方

公開日:2020/12/01  最終更新日:2020/12/11

東京でオフィス移転を行う場合、新しいオフィスのレイアウトはどうしようか悩んでいる方も少なくないでしょう。オフィス移転をする場合は、業務を効率化するためにはどうすればよいかという視点でレイアウトを考えることをおすすめします。具体的に何をどうすれば過去の実績等関係なく、社員が自由に働ける環境が作れるのか詳しく見ていきましょう。

デスクはどういう感じに並べるのかを考える

東京に限らず、一般的な企業では社員一人一人にデスクが与えられ、基本的にはそこで仕事をしています。しかし、デスクのレイアウトといってもいろいろパターンがあるので、業務内容や業種に合わせる必要があるでしょう。最も基本的な形が対向式のレイアウトです。それぞれの部署ごとでデスクを固めながら、対向させる形で配置していくタイプですが、このタイプは事務職や営業職といった幅広い業種で使われており、最も無難なレイアウトになっています。

他にも同向式レイアウトというものもあります。これは実績等一切関係なく、大学の教室のようにすべてのデスクが一方向を向いているという形です。このタイプは部署内でコミュニケーションは取りにくいですが、一人一人が集中できるだけでなく、流れ作業がしやすいというメリットがあります。そのため、金融機関やテレフォンオペレーター等の仕事で採用されることが多いです。

そのほかにもブース型レイアウトという形式があります。これは、デスクの周りをパーティションなどで囲い、一つ一つを小部屋のように分けるタイプです。メリットとしては一人での作業に集中できるので、デザイナーやプログラマーといった個人で作業する職種に向いている点が挙げられます。しかし、一方でコミュニケーションがとりにくくなってしまうので、対策としては間仕切りの高さや位置を変える等の対応が必要です。

あえて個人の実績等に関係なく、デスクを固定することもなく、部長でも平社員でも誰でも好きな場所に座って仕事をするフリータイプもあります。このようにデスクのレイアウトは種類がいろいろあるので、職種に合わせてタイプを選びましょう。

違う部署でも関連性がある所はなるべく近くに配置する

オフィス移転をする上で新たに社内のレイアウトを決める時に、デスクやオフィス家具の配置も重要ですが、社員の動線を考えた配置も忘れてはいけません。なぜなら、少しでも業務を効率的に行っていく上で、社員の無駄な動きはできるだけ省きたいためです。そこで重要なのが部署の配置方法です。やり取りの多い他部署を離れて設置してしまうと、その移動だけで無駄な時間が必要になります。しかし、隣り合わせにすると、すぐにやり取りができるため非常に効率的です。

では、具体的にどういった部署を近くに配置すればよいか見ていきます。まず、社長室や役員室と総務部は関連性が高いので、なるべく近くに配置するようにしましょう。また、総務部は他にも経理部や購買部と関連性があるので隣り合わせにしておくことをおすすめします。経理部は総務部以外にも営業部とよくやり取りを行うので、こちらも近くにおいておけば安心です。購買部は総務部だけでなく、営業部とも密接なので、こちらも隣に配置しておきましょう。営業部は経理部と購買部とやり取りが多いので、これらの間に配置しておくと、スムーズに連絡を取り合えるでしょう。

このように、オフィス内で効率よく仕事をしていくには、いかに部署を配置するかということが重要です。ただし、これらはあくまで一例であって、会社によっては業務内容や組織体制も異なるので、オフィス移転の際はそれぞれ自分の会社に合った配置を行うことをおすすめします。

デスクや通路周辺にはある程度のスペースを確保しておく

東京でオフィス移転先のレイアウトを考える時に、業務効率化をする上でなるべく社員が動きやすい環境を作るということも重要です。そのため、デスクや通路周辺は通りやすいように少し広めに通路を設けておくとよいでしょう。通路が狭かったり、荷物が多くて歩くのに妨げになったりすると、ストレスが溜まるだけでなく、作業自体にも遅れが生じてしまいます。

また、通路だけでなく、デスク回りもきれいにしておくとよいでしょう。なぜなら、荷物や資料の山が机の上に載っていると、作業効率だけでなく労働意欲も下がってしまうためです。そうした事態を避けるためにも、新しいオフィスに移転する場合は一定のスペースが確保できるようにレイアウトしましょう。とくに対向式にデスクが配置する場合は、机同士の間が通路になることが多いため、しっかりと間隔を確保することをおすすめします。

あわせて、オフィスに会議室や倉庫がある場合は、そちらのスペースの配置も考えておく必要があります。配置方法としては部署の配置方法と同じで、なるべくやり取りが多い部署の近くに配置することが重要です。たとえば、会議室は主に営業部が使用する頻度が高いので、営業部の近くに配置するとよいですし、倉庫は伝票や帳簿を収納するため、経理部の近くにあると便利です。他にも応接室や受付、ロッカー等の配置も、どの部署の社員がよく使うかを考えた上で配置すると、社員の無駄な動きを省けます。

 

東京でオフィス移転し、移転先のレイアウトを考える時は、デスクをどういう風に並べると社員が仕事を効率よく進められるかを重視しましょう。部署同士でやり取りが多い部署を隣り合わせると、社員の移動の手間を省けます。また、デスクや通路の周辺は仕事がしやすいように、かつ歩きやすいようにスペースを確保することも重要です。

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