企業は組織の活性化や生産性の効率化を高めるために、オフィスを移転することがあります。ただし、オフィス移転は頻繁にあることではなく、費用も決して安くありません。さらに、オフィス移転業者にはさまざまあり、どの業者を選んだらよいかわからないことも多いでしょう。東京でオフィス移転する場合の業者選びのポイントを詳しく説明します。

荷物の搬出搬入の計画立案力の高さや電気工事などの対応力があるか

東京でオフィス移転をする場合、大量の事務机や椅子以外にも、ロッカーや書類などを移動させる必要があります。これらを運ぶには、しっかりとした搬出搬入計画を立てておかなければなりません。そのため、この搬出搬入計画を立案できるかということが業者選びには重要です。

たとえば、しっかりとした業者の場合、過去の経験から荷物の運送についてすでにマニュアルができており、それに従って動くだけでスムーズに搬出と搬入ができます。こうした場合は安心して任せられますが、そうでない場合は現場で作業がとどこおることがあるため注意が必要です。また、オフィス移転作業を行っていると、マニュアルに載っていない不測の事態も起こる可能性があります。そのような時に柔軟に対応できるかという点もチェックしておきましょう。

他にも電気工事やインターネットなどのネットワーク設備に対する対応力があるかということも、あわせて確認しておくことをおすすめします。なぜなら、オフィス移転で机や椅子、ロッカーなどの搬出搬入はしっかりやってもらったけれど、電話やインターネットがつながらず、メールも送れないということが多々あるためです。荷物の運搬やレイアウトの配置だけを重視するのではなく、その後の通信系や電気系統工事までトータルでしっかりと責任をもって請け負える業者をおすすめします。

オフィスのレイアウトをデザインする力があるか

東京で新しい場所にオフィス移転をする場合、機能的で効率的なオフィス環境で仕事を始めたいと考えている方が多いでしょう。そのためには、オフィスのレイアウトが非常に重要です。社員が働く場所はもちろん会議室など、多人数が利用する空間を用意しつつ、集中して働ける環境を作らなければなりません。そのために重要なのがデザイン力です。部署ごとにどういう人員配置をするのかという情報を業者に提供すると、優秀なところであれば要望に沿ったレイアウトを提案してくれます。

また、机などの配置以外にも、インテリアや内装についても対応してくれるところもあります。デザイン力を見ることで業者の経験値やスキルの高さをチェックできるのです。ただし、業者にすべてを任せてしまうと、引っ越し終了後に、社員が落胆するような内装になっている可能性も考えられます。随時仕上がり状況を確認しておくことが大切です。

他にも業者の中には、基本的に荷物を搬出搬入するだけというところもあるため、レイアウトデザインも依頼したいのであれば、対応可能な業者を選びましょう。逆に、オフィスのレイアウトは自分たちで行うため、荷物を運んでくれればよい場合は、運搬専門業者に依頼すると費用を安く抑えられます。レイアウトの計画は自分たちでやるが、実際に形にするのは業者に任せたいという場合も、レイアウト案を書面にして渡せば、引き受けてくれるところがあるでしょう。

見積もりの提示やアフターフォローが自分達の要望にあっているか

東京で業者とオフィス移転に関して打ち合わせをする時に、見積書を提示されたり、アフターフォローの内容について確認したりする場面があります。オフィス移転は一般家庭の引っ越しとは異なり、かなりの費用が必要です。そのため、見積もりはとくに慎重にチェックしなければなりません。

具体的にいうと、見積書が業者から提示された場合、何に対してどれだけの費用がかかっているかを重点的に確認しましょう。とくに会社のエントランスは来客者の印象を大きく左右するため、豪華にしたいという気持ちもあるかもしれません。しかし、ここにコストをかけすぎてしまうと他の部分がおろそかになってしまうため、バランスよく費用の配分を決めることが重要です。相手側もよい契約をとろうと豪華なエントランスを提案してくる可能性があります。安易に従わず必要なものと不必要なものを見極めながら、予算内に収まるようにしましょう。

また、アフターフォローについての確認も業者選びには必要です。無事移転が完了しても、しばらくしてからトラブルや問題が起こる可能性もあります。そのような時にどの程度フォローしてくれるかという点も事前に確認しておきましょう。具体的なサポート内容を確認してから、合意しておくと移転完了後に何かあっても安心です。

東京でのオフィス移転業者の選び方としては、荷物の搬出搬入の計画立案力がしっかりしているか、電気工事などもあわせてやってくれるかどうかをチェックすることが大切です。また、オフィスのレイアウトをデザインする力があるか、見積もりやアフターフォローに関してきちんと自分たちの要望に応えてくれるかなども確認しておきましょう。

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