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オフィス移転にともなう家具選びや発注のタイミング

公開日:2021/01/15  最終更新日:2020/12/18

オフィス移転では準備することや計画しておくことがたくさんあります。会社としてオフィスの場所の確保や改装などに目が向きがちですが、場合によっては家具を新しくする必要も出てくることがあります。スムーズに新しいオフィスでの仕事が始められるようにするため、家具選びや発注のタイミングについて早い段階で考えておきたいものです。

早めに選んでおく必要があるところ

東京でオフィス移転を検討している場合、物件数が多く比較的早くオフィスの場所を確保できるようになる場合もあります。その状況によっては思ったよりも早めに移転が始まってしまうことも珍しくありません。業務が忙しくない間に移転したいと急いで移転作業に入るケースもあるでしょう。こうした思ったよりも早めにスケジュールが進んでいく可能性も考えて、全体的に早めに進めていけるように準備しておきましょう。

家具なども選ぼうとすると品数が多かったり、必要な数などがわからなかったりして決めかねることが多いものです。全体的なイメージや現在使っているものとの組み合わせを考えて、およそどのようなものが必要なのかを検討するといいでしょう。実際に発注するのは後にしても、どういったものが必要かを検討していくことだけは早めにしておいた方がよいです。

決定するタイミングが来たらすぐに必要な数を割り出せるようにしておきましょう。カタログなどを取り寄せて調べてみたり、中古品を狙うなら探し始めてみたりすることも大切です。急いで決めると思っていたようなものが見つからず、妥協せざるを得ないこともあります。家具などのちょっとした違いが仕事のパフォーマンスにかかわってくることもあるので、じっくり選んでいけるように早めに考え始めることを意識しておくといいでしょう。

欲しい家具が手に入らない場合がある

東京では数多くの会社のオフィスがあります。年度替わりなどのタイミングで会社のオフィスを移転するところも多く出てくるので、その時期にはオフィス用の家具などもニーズがかなり高まります。生産数が限られているものや、安価で状態がよく使いやすい中古品などは人気が高く、必要なときに手に入らないことも起こってくるのです。

色や大きさなども必要なものが偏ることもあり、発注が遅れてしまうことによってそういったものが手に入らないことにもなります。必要な家具が揃わないと、仕事に支障が生じてしまうこともあるでしょう。そのため、家具選びは重要なポイントとなってくるのです。しかし、あまりに早く発注しすぎて、その後に変更があったときに対応できないことになるとそれは大きな損となってしまうこともあります。そうならないように、ある程度移転先や時期が決まってからの発注が必要になるのです。

ただし、中古品などそのときしか購入できないものの場合には、欲しいものが出ているときに前もって購入していく必要が出てくることがあります。人気の物はなくなってしまう可能性が高いからです。およそのオフィス移転プランを決めておくことで、価格を抑えつつ揃えていくことも可能になりますので、プランを決めていくのは早めに、発注はある程度固まってから、という形で検討していくのがよいでしょう。

移転先が決まったら発注する

オフィス移転先が決まらない状態で準備を始めることもあります。しかし、その時期にオフィス家具などをすべて揃えてしまうと、サイズが合わないものを購入してしまう可能性も出てきます。棚など大きな家具についてはどこでも入るように小さなものを購入してしまうと、使い勝手に問題が生じてくることもあるのです。場合によっては搬入が困難になることもあります。そういったことがないように、できるだけ移転先が決まってから寸法を計算し、発注する必要があるのです。

また、早めに家具の購入をしてしまうと、場合によっては保管の必要が出てくることになります。移転先も決まっていないうちから新しい家具を購入して保管していくのは大変ですし、保管のコストもかかります。東京ではオフィス自体それほど広いわけではありませんから、余分な家具を保管しておく場所もないことが多いでしょう。コストをかけて保管する場所を確保することにもなります。また、運搬も二度手間になってしまうことがあるのです。

移転がはっきり決まって、日時が決まった段階でその移転時に新しいオフィスに家具を運んでもらえば、保管の手間もいらずに運搬も一度で済むのです。こうしたオフィス移転のコストを抑えていくためにも、発注のタイミングは早すぎないほうがよいこともあります。こうした点を考えて、適切なタイミングでの発注をすることが大切です。

 

東京でオフィス移転をする場合、オフィス家具についても効率的に設置できるように考えていかなくてはなりません。ほしい家具がきちんと使えるように、早めに選んでおき、場所や日時がはっきりした段階で発注へと移れるようにしておきたいものです。

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