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オフィス移転をするなら旧オフィスの解約はいつまでするべき?

公開日:2021/04/15  最終更新日:2021/03/10

業績が軌道に乗るまでの企業は多少不便でも使えればよいオフィスを選ぶものです。しかし軌道に乗ってしまえば、もう少し贅沢をいいたくなります。社員が出勤しやすかったり、過ごしやすい環境のオフィスであればモチベーションも上がるでしょう。オフィスを移転する場合、大きな労力が必要になるので、事前に注意点を知っておきましょう。

オフィスの引っ越しは一大イベント

その企業の規模にもよりますが、今現在オフィスの一フロアを借りているとしたらオフィス移転の作業は一大イベントになるでしょう。わかりやすいところでは他社との連絡で、電話だったりメールだったりのやりとりが途切れたら迷惑が掛かってしまいます。いかに周りへの影響を少なくしつつ、大仕事を成し遂げるかがオフィス移転の重要な部分です。

問題の一つには契約があり、通常の引っ越しにもいえますが賃料以外にも電気や水道やネットの契約をどこで打ち切るか、新しいオフィスではどのタイミングで開始するかが重要です。また、距離がかなり離れている場合はできるだけ一日か二日で移動させるべきですが、多少頑張れば持って行けたり、トラックで往来できるなら期間を設けて少しずつ移していく手法も有効になります。

引っ越しを始めつつも、一定期間は新旧両方のオフィスからどんな業務も行えるようにして、最終的に問題なさそうなタイミングで引き払ってしまえば上手い事迷惑を掛けず済ませられます。ただし当然の事ながら両方を借りている間は両方に賃料だけでなく電気代やネット代も掛かってしまうため、余裕のある企業しか行えない作戦でもあります。

となると現実的なのは、できる限り綿密な計画を立てて、その通りに移していったり、引っ越しサービスを利用して大きくものを動かすというオフィス移転のやり方になります。

大家に伝えるタイミングは6か月前ぐらい

オフィス移転に要する期間の目安は6か月程度といわれています。もちろん規模にもよりますが、責任者はそのぐらいの期間を見ておいて計画的に実行に移すといいでしょう。まず退居する旨を今の大家に伝えなければなりません。そして電気などの解約も無駄にならない様にしなければいけません。そんなに長い期間は必要ないという人もいますが、その間に何が起こるかわからないのでスケジュールには余裕を持たせましょう。

急ぎの仕事が入って手が回らなくなったり、災害によってしばらく機能不全に陥る可能性もあるのです。大家にはできるだけ早めに伝えますが、退居するためにはやらなくてはならない事があります。まず原状回復が重要で、床や壁に傷を付けてしまっていたらそれを直すのも退去者の役割なのです。内装に関しては大家の方で対応して料金だけ請求される場合もあります。

完全に退居してから以前の状態と比べて、内装工事をする場合もありますが、そのためにも借りる前の状況は撮影しておくといいでしょう。オフィスが東京にある場合は内装会社も豊富なので迷う事がありません。ただ、大家がいつも使っている業者を指定する事もあるので、これに関しては大家の指示に従います。早く伝える事は重要ですが、もし新しいオフィスが決まっていないうちに伝えてしまうと勝手にタイムリミットが発生してしまうので、あらかじめ目星を付けてから伝えるようにすると安心です。

敷設の会社と密に連絡して進めていく

オフィスを移転するというのは悪いところからよいところへ移るという意味です。旧オフィスで不満に思っている事は通勤経路だけでなくビル自体にもあるはずなので、新オフィスを選ぶ際は同じミスを繰り返す事のない様に選びたいものです。

ある程度時間を掛けてオフィス移転を行う場合、基幹機能を移してから優先順位の低い機能を順次移していく形になります。保管しておかなければならないものの今は必要ないものだったり、常に読んでいる訳ではない書籍類やCDなどのデータメディア、過去の書類ファイルなどは後回しでいいのです。本格的な移転作業が始まったら、新しいオフィスには電話回線やネット回線などを入れてしまいます。これには工事が必要だったり、手配が必要なので早め早めにスケジューリングして専門の会社に連絡するようにしましょう。

とくにネット回線はないと大問題になりますが、お願いしてから敷設完了まで時間が掛かるために甘く見てはいけません。旧オフィスで使っていたルーターやハブ、LANケーブルを使いたい場合はさまざまな取り決めが必要なので打ち合わせを細かくする必要があります。ただ、移転も一年ごとに行うわけでもないのでそれなりに時間が経っている場合は最新の機器にしてしまう方がいろいろな観点から安心できます。もったいないからといって古い機器を使い続けるものでもありません。

 

東京にはオフィスが集中しているだけあって、東京進出や東京から東京への引っ越しなど、さまざまなオフィス移転が発生しています。それだけ移転業務に需要があるので、便利な会社がたくさんある事は知っておくといいかもしれません。意外となんでもお願いすればやってもらえるのです。

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